Loading...

Arkivering

Arkivering 2017-09-28T08:25:13+00:00

Arkivering av fysiska och digitala dokument är vår specialitet.

Alla verksamheter producerar information som ni behöver spara, ofta för eget behov, för att hålla avtal och alltid i en viss omfattning för att efterleva lagstiftning.

Oavsett anledningen till att ni vill spara er information är det av stor vikt att risken för skador minimeras, att säkerheten är hög och att behöriga personer har smidig, omedelbar tillgång till informationen när den behövs, levererat i önskat format, fysiskt eller digitalt.

Att i egen regi arkivera strukturerat och säkert kräver ekonomiska resurser för speciella lokaler och arbetstid för att upprätthålla en acceptabel nivå.

Depona är specialiserat på arkivförvaltning och i koncernen ombesörjer vi sedan 35 år ett stadigt ökande antal verksamheters arkivering.

Det vi sett genom åren är att det absolut mest centrala gällande arkivering oavsett typ av arkiv eller arkivtid är ett strukturerat, ändamålsenligt arkiv där inget oönskat kan inträffa. Där beställningar sker utan omvägar som inte kräver detaljkunskap av beställaren och att processen är så smidig att det är trevligt att arkivera och nyttja sitt arkivmaterial. När ni upplever arkivet som en tillgång och säkert har ni lyckats!

Bokföringslagen reglerar alla svenska företag och ställer krav på hur arkivering skall ske.

”Dokument, mikroskrift och maskinläsbara medier som används för att bevara räkenskapsinformation ska vara varaktiga och lätt åtkomliga.”(Utdrag ur lag (2010:1514) ).

”De ska förvaras i Sverige, i ordnat skick och på betryggande och överskådligt sätt.” (Utdrag ur lag (2010:1514) ).

För verksamheter som exempelvis lyder under Finansinspektionen och hanterar personuppgifter eller är offentliga verksamheter är kraven betydligt mer explicita.

Att tyda vad lagen betyder för din verksamhet överlåter vi till er men som vi tolkar det menar lagstiftaren att man oavsett verksamhetstyp har ett långtgående ansvar för att strukturera, skydda och hålla sin information tillgänglig.

De högst ställda kraven verkar dock komma från våra kunders egna uppdragsgivare och kunder, det vill säga att kraven från samhället i stort är att relevant information skall hanteras med hög sekretess och snabbt kunna tillhandahållas, vilket kräver ett välordnat arkiv oavsett om det är digitalt eller fysiskt.

Om ni vill höja er till en nivå som ni är bekväma med och vill effektivisera hjälper vi gärna till med allt som har med arkivförvaltning att göra, från råd om filformat, arkivboxar, arkivering av några få lådor till övertagande eller drift av omfattande arkivverksamheter.

Kontakta oss