Ett e-arkiv fungerar som ett fysiskt arkiv med den skillnaden att man arkiverar digitala filer. Filerna ordnas och blir sökbara på samma sätt som i ett fysiskt arkiv. De digitala filerna är låsta så att de inte kan förändras. E-arkivet kan bestå av ursprungliga digitala filer eller filer som skannats in från fysiska förlagor.

Ett e-arkiv är ett digitalt alternativ till att bevara handlingar fysiskt och dokumenten ordnas och sparas på samma sätt som ett fysiskt arkiv. Fördelarna med ett elektroniskt arkiv är bland annat att man inte behöver lokaler för att arkivera fysiska akter vilket kan vara mycket utrymmeskrävande.

e-Arkiv – ditt digitala arkiv i molnet

e-Arkiv är en professionell och framtidssäkrad molnbaserad digital arkivlösning för dig som enkelt vill kunna ladda upp din information och tryggt överlåta resten till oss. Du kan ladda upp din information till e-Arkivet var som helst. När som helst.

Depona ansvarar för funktionaliteten i lösningen vilket inkluderar tillgänglighet (upptid på servrar), pålitlighet och åtkomst, försäkringar samt möjlighet att säkerställa dokument och data.

Användargränssnitt och administrationsverktyg uppfyller svenska myndigheters krav på spårbarhet.

All data lagras på våra egna servrar och datalagringsenheter som alla körs med våra egna mjukvarulösningar. Information om var servrarna fysiskt står och hur backuper genomförs redovisas som en del i tjänsten. Uppladdade dokument kan inte redigeras eller förvanskas då de finns i e-Arkivet. De är låsta vilket garanterar dokumentens autenticitet.

Det digitala arkivet

e-Arkiv är ett digitalt arkiv och en tjänst som är kopplat till våra andra tjänster såsom Visual Archive Office® vårt unika webbaserade och användarvänliga arkivhanteringssystem som ger dig full kontroll, överblick och tillgång till era arkiv. En beställning av arkivmaterial utförs normalt inom några få timmar.

Depona e-Arkiv kan även vara ett steg på vägen för att uppfylla din organisations GDPR-strategi.

GDPR, General Data Protection Regulation, trädde i kraft i maj 2018. Denna dataskyddsförordning reglerar all behandling av personuppgifter. För de företag och organisationer som äger och hanterar personuppgifter så gäller det helt enkelt att ha koll på sin information och data. Och detta kan vara ett problem om informationen exempelvis är arkiverat på mikrofilm eller Mikrofiche. En mikrofilm kan innehålla 17 000 dokument, att hitta rätt bild och skrapa bort eventuellt innehåll manuellt är både tidskrävande och mycket kostsamt.

Depona e-Arkiv

Lösningen är att digitalisera och indexera sin arkiverade information och data. Precis det som Depona e-Arkiv erbjuder och mer därtill.

All dokumentation i e-Arkiv är förenlig med GDPR och inte minst viktigt, Depona agerar som personuppgiftsbiträde, PUB, för alla kunder som arkiverar sina personuppgifter hos oss. Har du istället behov av att hantera och förvara din information och data med egna mjukvarulösningar och på egna interna servrar? Inget problem, vi kan hjälpa dig att skanna ditt material på mikrofilm och mikrofiche till ett digitalt format och överföra allt till er.

Checklista för att införa e-Arkiv

Både i offentlig förvaltning och privat finns krav på att arkivera dokument under olika långa tidsperioder. Arkiveringen kan vara fysisk eller digital men allt fler organisationer går över till digital arkivering. När det är dags att införa e-arkiv finns det en del saker att tänka på:

Ska tjänsten ägas av den egna organisationen eller driftas av någon leverantör?
Vilka behov ska arkivet uppfylla?
Hur ska arkivet användas?
Hur ser tidplanen ut?
Hur ser den befintliga it-miljön ut, går det att utgå från den eller behövs det helt nya system?
Göra en kravspecifikation
Hitta leverantörer
Avsätta resurser för projektet

Välkommen till framtiden med Depona e-Arkiv!

Vanliga frågor

Vad är ett e-arkiv?
Ett e-arkiv fungerar som ett fysiskt arkiv med den skillnaden att man arkiverar digitala filer. Filerna ordnas och blir sökbara på samma sätt som i ett fysiskt arkiv. De digitala filerna är låsta så att de inte kan förändras. E-arkivet kan bestå av ursprungliga digitala filer eller filer som skannats in från fysiska förlagor.
Varför e-arkiv?
Ett e-arkiv är ett digitalt alternativ till att bevara handlingar fysiskt och dokumenten ordnas och sparas på samma sätt som ett fysiskt arkiv. Fördelarna med ett elektroniskt arkiv är bland annat att man inte behöver lokaler för att arkivera fysiska akter vilket kan vara mycket utrymmeskrävande.