Smart och säker arkivhantering med hjälp av AI

Att införa ett digitalt arkivsystem kan verka omfattande, men moderna lösningar är ofta utformade för att vara enkla att implementera och använda. En smidig uppstart innebär att arkivmaterial snabbt blir tillgängligt digitalt, samtidigt som systemen anpassas till verksamhetens behov och arbetsflöden.

Med Depona Visual Archive får du en helhetslösning som ingår när du väljer Deponas digitala arkiveringstjänster. Systemet innehåller allt du behöver för att lagra, söka och hantera dokument digitalt – inklusive inbyggda AI-funktioner för tolkning och strukturering av information. Vi inleder alltid med en behovsanalys för att förstå din nuvarande arkivstruktur och målsättning. Därefter stöttar vi dig i varje steg av implementeringen: från användarbehörigheter till eventuell koppling mot skanningstjänster eller fysisk arkivförvaring. Resultatet blir ett användarvänligt, säkert och skalbart digitalarkiv, redo att tas i bruk från dag ett.

Att kunna söka i skannade dokument är en av de största fördelarna med att kombinera digitalisering med modern AI-teknik. Traditionellt har inskannade dokument bara varit bildfiler – svåra att hantera och omöjliga att söka i. Men med hjälp av AI-baserad texttolkning (OCR och handskriftstolkning) kan även tidigare ostrukturerat material göras digitalt sökbart, vilket förenklar informationssökning och återanvändning av äldre dokument.

I Depona Visual Archive är dessa funktioner inbyggda. Systemet tolkar och indexerar både maskinskriven och handskriven text, även på olika språk. Det innebär att du enkelt kan söka i allt från moderna rapporter till historiska arkivhandlingar. När du använder Deponas skanningstjänster, oavsett om det sker i våra lokaler eller direkt hos dig – blir materialet tillgängligt i Visual Archive med full sökbarhet, vilket skapar helt nya möjligheter att arbeta med äldre arkiv på ett smartare sätt.

Säkerheten är en avgörande faktor när det gäller användning av AI i dokument- och informationshantering. Det är viktigt att AI-lösningar hanterar data på ett sätt som skyddar integritet, förhindrar obehörig åtkomst och uppfyller relevanta lagkrav som GDPR. I många verksamheter, särskilt inom offentlig sektor och vård, är det också avgörande att data inte lagras externt eller används för att träna AI-modeller.

Deponas AI-lösning i Visual Archive är utvecklad med dessa krav som utgångspunkt. All bearbetning sker i systemets egna, skyddade miljöer, utan att någon information skickas till externa parter eller används för vidareutveckling av AI. Din data stannar inom ramen för din egen verksamhet. Lösningen är fullt integrerad i Deponas systemmiljö och kräver inga externa kopplingar, vilket minimerar riskerna ytterligare. Visual Archive är särskilt anpassat för organisationer med höga krav på datasäkerhet, såsom myndigheter, regioner och kommuner.

Artificiell intelligens kan effektivisera arkivhantering genom att automatiskt tolka, analysera och strukturera stora mängder information – särskilt i dokument som tidigare varit svåra att hantera, som handskrivna anteckningar, inskannade rapporter eller fritextfält. AI kan också göra innehåll sökbart, kategorisera material och identifiera relevanta mönster – vilket sparar både tid och resurser.

I Depona Visual Archive är dessa funktioner fullt integrerade. AI används för att tolka både digitala och skannade dokument, vilket gör dem direkt sökbara och användbara. När du kombinerar detta med platsnära skanning och molnbaserad lagring får du ett sömlöst arbetsflöde där fysiskt material snabbt omvandlas till strukturerad, säker och lättillgänglig digital information – utan manuell sortering.