Beredskapsabonnemang för kommunarkiv
Kommunens arkiv är en central del av den samhällsviktiga informationsförsörjningen. Vid skärpt beredskap eller annan allvarlig händelse måste arkiv kunna flyttas snabbt och säkert till godkända lokaler. Deponas beredskapsabonnemang ger en förberedd och dokumenterad lösning med garanterad depåkapacitet, tydliga rutiner och prioriterad hantering vid aktivering.
Fyll i dina uppgifter så
kontaktar vi dig
Trygg arkivhantering när läget snabbt förändras
Sveriges kommuner verkar i en tid med förhöjd säkerhetspolitisk osäkerhet. I en sådan omvärld är det nödvändigt att ha en tydlig plan för hur samhällsviktiga arkiv ska skyddas och kunna flyttas snabbt om situationen kräver det. Arkiven innehåller underlag för rättssäkerhet, styrning, tillsyn och medborgarnas insyn, och är därmed en central del av kommunens krisberedskap.
Deponas beredskapsabonnemang för kommunarkiv ger kommunen en färdig, testad lösning för att vid behov på kort tid kunna flytta arkiv till säkra RA FS 2013:4 klassade arkivdepåer, med garanterad plats.
Nyhet!
Hyr arkivyta i en arkivdepå från Depona.
Offentliga aktörer har nu möjlighet att hyra egen arkivyta i flera av Deponas arkivfastigheter.
Vad är ett beredskapsabonnemang för kommunarkiv
Beredskapsabonnemanget är en avtalsbaserad lösning där kommunen i förväg planerar och reserverar arkivresurser hos Depona. Syftet är att kommunen redan i fredstid ska ha förberett hur arkivflytt, transport, mottagning och fortsatt förvaring ska genomföras om en krissituation uppstår.
Abonnemanget omfattar bland annat:
- En övergripande plan för kommunarkivet vid kris, inklusive ansvarsfördelning mellan kommunen och Depona.
- Reserverad kapacitet i Deponas RA FS 2013:4 klassade arkivdepåer på flera orter i Sverige.
- Fördefinierade rutiner för snabb och säker transport via Deponas transportpartner, med prioriterad hantering vid aktivering.
På så sätt kan kommunen luta sig mot en etablerad aktör med omfattande erfarenhet av både fysisk och digital arkivhantering, istället för att i ett pressat läge tvingas improvisera lösningar.
Säker arkivförvaring enligt Riksarkivets krav
En central del i beredskapslösningen är att arkivmaterialet vid behov kan flyttas till arkivlokaler som uppfyller Riksarkivets föreskrifter om arkivlokaler, RA FS 2013:4. Deponas arkivdepåer är utformade för att motsvara dessa krav avseende bland annat brand, fukt, obehörig åtkomst och driftsäkerhet, och används redan i dag av ett stort antal offentliga verksamheter.
För kommunen innebär detta att arkiven kan flyttas till en miljö som är dimensionerad för långsiktigt bevarande, även om de egna lokalerna skulle bli otillgängliga, skadade eller behöva omdisponeras i en kris.
Så fungerar aktivering vid kris
När kommunen tecknar beredskapsabonnemanget tas en gemensam beredskapsplan fram. Den anpassas efter kommunens organisation, aktuella arkivlokaler, volymer, prioriteringar och riskbild.
Planen brukar omfatta:
- Vilka delar av arkivet som ska prioriteras vid en flytt och hur dessa är markerade och förberedda.
- Kontaktvägar och larmkedja mellan kommunens funktioner och Depona, inklusive jourrutiner.
- Praktisk genomförandeplan för tömning, emballering, lastning, transport, mottagning och placering i arkivdepå.
- Rutiner för hur kommunen får tillgång till handlingarna efter flytten, både fysiskt och digitalt.
Vid en aktivering kontaktar kommunen Depona enligt den överenskomna larmkedjan. Därefter påbörjas en samordnad insats tillsammans med Deponas personal och Deponas transportpartner, med målet att så snabbt som möjligt få prioriterat material till säker förvaring.
Integrerad lösning för fysisk och digital motståndskraft
Beredskapsabonnemanget är framtaget för att samspela med kommunens övriga arkivlösningar, inklusive digitala arkiv och system som Visual Archive. Kombinationen av fysisk säker förvaring och digital åtkomst gör det möjligt att upprätthålla informationsförsörjningen även om de ordinarie lokalerna inte kan användas.
Exempel på sådant som kan adresseras i planen:
- Hur digitaliserat material ska vara åtkomligt även vid flytt av fysiska delar av arkivet.
- Hur kommunen säkerställer att kritiska verksamheter fortsatt kan ta del av historiska underlag, exempelvis socialtjänst, bygglov, skola och krisledning.
Fördelar för kommunen
Ett beredskapsabonnemang ger kommunen:
- Förutsebarhet och tydlighet – Kommunledningen får ett konkret, dokumenterat underlag för hur arkiven hanteras vid skärpt beredskap eller andra allvarliga händelser. Det underlättar såväl politiska beslut som intern styrning.
- Tidsvinst i ett kritiskt läge – Eftersom planering, avtal och kapacitet är på plats i förväg kan fokus vid en kris läggas på ledning och prioriteringar, inte på att hitta lokaler eller transportlösningar i sista stund.
- Minskad risk för informationsförlust – Genom att använda arkivlokaler som uppfyller Riksarkivets föreskrifter minimeras risken för att handlingar skadas av brand, fukt eller obehörig åtkomst i samband med en flytt.
- Stärkt efterlevnad av lagar och föreskrifter – Arkivlagen och tillhörande föreskrifter gäller även under kris. En förberedd lösning hjälper kommunen att fortsätta uppfylla sina skyldigheter, även under pressade förhållanden.
- Tillgång till erfaren arkivkompetens – Depona arbetar dagligen med kommunala och andra offentliga arkiv, både fysiskt och digitalt. Kommunen får därmed tillgång till specialister som kan bidra med praktisk rådgivning före, under och efter en eventuell aktivering.
Exempel på scenarier där beredskapsabonnemang är relevant
Beredskapslösningen kan användas i flera typer av situationer, exempelvis:
- Skärpt beredskap eller höjd hotbild som gör nuvarande arkivlokaler olämpliga eller riskutsatta.
- Allvarliga skador på byggnad, till exempel brand, översvämning eller omfattande tekniska fel.
- Planerade ombyggnationer eller flyttar där kommunen vill säkerställa att arkivmaterialet hanteras med samma krav på säkerhet som vid kris.
Genom att ha ett etablerat beredskapsabonnemang behöver kommunen inte avgöra i stunden om och hur en flytt kan genomföras, utan kan luta sig mot en fördefinierad lösning.
Så går ni vidare
Vill ni veta mer om hur beredskapsabonnemanget kan anpassas till just er kommun kan ni kontakta Depona för en genomgång av nuvarande arkivsituation, volymer och riskbild. Utifrån detta kan en konkret beredskapsplan och ett abonnemangsupplägg tas fram som stöd för kommunens övergripande krisberedskapsarbete.
