Välkommen till framtiden med Depona e-Arkiv – ditt digitala arkiv i molnet

Depona lanserar stolt e-Arkiv, en professionell och framtidssäkrad molnbaserad digital arkivlösning för företag och organisationer som vill hantera sin information enkelt och säkert. Med Depona e-Arkiv kan du ladda upp din information var som helst, när som helst, och tryggt överlåta resten till oss.

e-Arkiv som tjänst

Depona e-Arkiv erbjuder en komplett tjänst där vi tar fullt ansvar för funktionaliteten, inklusive hög tillgänglighet, pålitlighet och säker åtkomst till ditt arkiverade material. Vår lösning uppfyller alla svenska myndigheters krav på spårbarhet och dokumentäkthet, vilket gör det till ett idealiskt val för både offentliga och privata organisationer.

All data i e-Arkivet lagras på Deponas egna servrar och datalagringsenheter, vilka körs med våra egenutvecklade mjukvarulösningar. Vi garanterar att dina dokument är skyddade mot manipulation och förvanskning, vilket säkerställer deras autenticitet och integritet.

En del av ett större ekosystem

e-Arkiv är inte bara en fristående lösning utan också en integrerad del av Deponas bredare tjänsteutbud. Tillsammans med vårt webbaserade arkivhanteringssystem, Visual Archive Office®, får du full kontroll och översikt över dina arkiv. Med detta system kan du enkelt beställa arkivmaterial som levereras inom några timmar, vilket ger dig snabb och effektiv åtkomst till din information.

Säkerställer GDPR-efterlevnad

En av de största utmaningarna för dagens företag och organisationer är att säkerställa efterlevnad av GDPR (General Data Protection Regulation). Depona e-Arkiv erbjuder en lösning som inte bara är förenlig med GDPR, utan också gör det möjligt att digitalisera och indexera arkiverad information som tidigare förvarats på mikrofilm eller mikrofiche. Detta är en viktig aspekt för att hantera personuppgifter på ett säkert och lagligt sätt.

Som personuppgiftsbiträde (PUB) för våra kunder garanterar Depona att all personuppgiftsbehandling sker i enlighet med gällande lagstiftning. För de organisationer som föredrar att hantera sin information på egna interna servrar med egna mjukvarulösningar erbjuder vi även tjänster för att skanna och digitalisera material från mikrofilm och mikrofiche.

Checklista för att införa e-Arkiv

För organisationer som överväger att införa e-Arkiv erbjuder Depona en praktisk checklista som stöd i planeringsprocessen. Checklistan inkluderar viktiga steg som att definiera arkivets syfte, göra en kravspecifikation, hitta rätt leverantörer, och avsätta nödvändiga resurser för projektet.

Välkommen till framtiden med Depona e-Arkiv!
Med Depona e-Arkiv tar vi din organisation in i framtiden genom att erbjuda en säker, pålitlig och effektiv lösning för digital arkivering. Oavsett om du är en del av offentlig förvaltning eller privat sektor, hjälper vi dig att hantera och bevara din information för framtiden.

Depona erbjuder uthyrning av arkivyta i sina arkivdepåer

Depona presenterar stolt en ny möjlighet för offentliga aktörer: möjligheten att hyra egen arkivyta i flera av företagets arkivdepåer runt om i Sverige. Detta tillägg till Deponas redan omfattande tjänster inom dokumenthantering ger kommuner och andra offentliga organisationer en flexibel och kostnadseffektiv lösning för att hantera och förvara sina arkiv.

I en tid när digitalisering blir alltmer central i offentliga verksamheter, stöttar Depona kommuner genom att erbjuda toppmoderna arkivlösningar som uppfyller alla gällande säkerhetskrav. Nu tar företaget ytterligare ett steg genom att öppna upp möjligheten för kommuner att hyra dedikerad arkivyta i Deponas säkra och tillgängliga arkivdepåer.

”Det finns idag en bred enighet om att digitala e-arkiv är framtiden,” säger Johan Litens, vVD på Depona. ”Men samtidigt är det viktigt att de fysiska dokument som fortfarande kräver arkivering hanteras på ett sätt som är både säkert och kostnadseffektivt. Med möjligheten att hyra egen arkivyta ger vi kommuner och andra offentliga aktörer en ännu större flexibilitet att hantera sina arkivbehov på ett sätt som passar deras unika situation.”

Effektiv och säker arkivhantering

Deponas arkivdepåer är strategiskt placerade på sju orter runt om i Sverige, vilket gör dem lättillgängliga för de flesta kommuner. När ett kommunarkiv flyttas till Depona hjälper företagets erfarna personal till med att packa och transportera materialet på ett säkert sätt. Vid ankomst registreras materialet noggrant i Deponas arkivsystem Visual Archive, vilket gör det enkelt att söka efter och få tillgång till dokument.

Förutom att erbjuda säkra förvaringslösningar tar Depona även ansvar för personalens arbetsmiljö genom att använda lyftutrustning och arbetsmetoder som minskar behovet av tunga lyft. Företaget tillhandahåller dessutom besökslokaler som är särskilt utformade för att underlätta utredningsarbete och forskning.

Om Depona

Depona är en ledande aktör inom dokumenthantering i Sverige, med specialisering på att hjälpa kommuner och andra offentliga organ att hantera sina arkiv på ett säkert och kostnadseffektivt sätt. Med en kombination av innovativa digitala lösningar och beprövade fysiska arkivmetoder erbjuder Depona anpassade tjänster som möter varje kunds unika behov.