Arkivering av personalhandlingar

Enligt den svenska bokföringslagen måste ett företags löneunderlag sparas, det vill säga arkiveras, i minst sju år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Fyll i dina uppgifter
så kontaktar vi dig

Vikten av korrekt arkivering och hantering av personaldokumentation

Då en lönefordran preskriberas först efter tio år, bör löneunderlag således sparas tills preskriptionen löpt ut. Detta avser alltså alla löneuppgifter, tidrapporter, reseräkningar och lönespecifikationer.

Det är organisationens firmatecknare som ansvarar för att arkiveringen av bokföringen sker i enlighet med bokföringslagens krav och ansvarar för organisationens hantering av sin personal i 10 år efter att de lämnat.

Anställningsavtal, ansökningshandlingar, arbetsgivarintyg, arbetsmiljö, arbetstillstånd, facklig tillhörighet, föräldraledighet, kollektivavtal, MBL-protokoll, läkarintyg, löneuppgifter, närmast anhörig, semesterlistor, tjänstgöringsintyg, utbildningsbevis samt utdrag ur belastningsregister. Listan på personalhandlingar som genereras i en verksamhet är lång.

Lagar och regler för arkiv

Beroende på informationen i personalhandlingen omfattas denna av olika lagar och förordningar (bokföringslagen, GDPR med flera) som avgör om, hur länge och hur dokumentet måste sparas, det vill sägas arkiveras.

Depona är specialister på fysisk arkivering av personalhandlingar! Sedan 1999 är vi ett av de främsta företagen i norden inom arkivering och arkivtjänster. Vi kan hjälpa dig arkivera dina personalhandlingar på ett kvalitativt och kostnadseffektivt sätt.

Suverän överblick och tillgång till dina arkiv

Tack vare vårt unika webbaserade och användarvänliga arkivsystem Visual Archive^® som innehåller bilder på materialet får du full kontroll, överblick och tillgång till era arkiv. En beställning av arkivmaterial utförs normalt inom några få timmar.

Fysiska Personalhandlingar är en populär typ av dokument att få digitaliserad vilket vi hjälper er med och som du kan läsa mer om på sidorna om digitala tjänster.

Vanliga frågor om arkivering av personalhandlingar

Vad är ett mellanarkiv?2024-03-20T16:52:55+01:00

Vad är ett mellanarkiv?

Ett mellanarkiv är ett arkiv som är levande, alltså innehåller handlingar som man kontinuerligt arbetar med. På ett företag kan det till exempel röra sig om personalakter eller fakturor.

Vad innebär ISO 9001-certifieringen för Depona och deras kunder?2024-04-23T10:18:25+02:00

Vad innebär ISO 9001-certifieringen för Depona och deras kunder?

ISO 9001-certifieringen är ett bevis på Deponas engagemang för kvalitet och kontinuerlig förbättring. Genom att följa ISO 9001-standardens krav visar Depona att de arbetar enligt en strukturerad kvalitetsledningsmodell. Detta innebär att de strävar efter att uppfylla och överträffa kundförväntningar genom att förbättra sina processer och tjänster kontinuerligt. För kunderna innebär detta ökad tillförlitlighet och förtroende för Deponas produkter och tjänster.

Hur bidrar ISO 14001-certifieringen till företagets miljöansvar och hållbarhetsarbete?2024-04-23T10:18:25+02:00

Hur bidrar ISO 14001-certifieringen till företagets miljöansvar och hållbarhetsarbete?

ISO 14001-certifieringen bekräftar företagets åtagande att minska sin miljöpåverkan och främja hållbarhet. Genom att implementera ett effektivt miljöledningssystem kan företaget minimera sin operationella påverkan på miljön genom att kontinuerligt förbättra och minska avfall, energiförbrukning och utsläpp. Genom att vara ISO 14001-certifierat visar företaget sitt engagemang för att bedriva sin verksamhet på ett hållbart sätt och ta ansvar för miljön.

Vad innebär ISO 27001-certifieringen för hanteringen av känslig information och data?2024-04-23T10:18:25+02:00

Vad innebär ISO 27001-certifieringen för hanteringen av känslig information och data?

ISO 27001-certifieringen är ett starkt bevis på fokuset på informationssäkerhet och skydd av känslig information. Genom att vara certifierade enligt ISO 27001 visar företaget att det har implementerat omfattande säkerhetskontroller och hanteringssystem för att förebygga, upptäcka och hantera säkerhetshot. Detta ger kunderna trygghet i att deras information hanteras med högsta möjliga säkerhetsstandard och skyddas mot obehörig åtkomst, ändring eller förlust. ISO 27001-certifieringen är ett viktigt steg för att säkerställa att företaget lever upp till höga krav på informationssäkerhet och ger sina kunder den säkerhet de behöver.