Depona – säker och compliant arkivering av digitala och fysiska dokument

Vi hjälper företag i alla branscher att organisera, bevara och snabbt få åtkomst till sin information. Med rikstäckande arkiv, AI-drivna lösningar och servrar i Sverige erbjuder vi trygg och lagringssäker dokumenthantering enligt gällande lagar och direktiv.

Arkivering – Digitalt och fysiskt för framtiden

Bokföring, fakturor, löneunderlag, patientjournaler eller personalhandlingar. Dokument, digitala filer, bilder, filmer och ritningar. Lagar, förordningar och GDPR. Vi har arkivlösningarna som hjälper dig effektivt och säkert bevara din information för framtiden!

Två kvinnor sitter vid en dator

Digitalisering med Depona

Visual Archive är vårt unika webbaserade SaaS arkivhanteringssystem. En lösning som erbjuder många möjligheter och fördelar oavsett vilken typ av arkiv du har idag eller vill ha i framtiden.

För det fysiska arkivet erbjuder Visual Archive ett steg mot digitalisering med möjlighet att ha full kontroll, överblick och snabb access över ditt arkivmaterial. Tillsammans med vår digitala arkivtjänst e-Arkiv, erbjuder Visual Archive en komplett digital arkivlösning med säker fillagring i Sverige – nu ännu smartare med AI.

Smarta arkiv med AI – från papper och filer till konkreta insikter

Med AI i Depona Visual Archive får du kraftfulla verktyg för att:

  • Bearbeta stora datamängder snabbt och effektivt
  • Extrahera och strukturera information från ostrukturerade källor
  • Tolka handskriven text och göra den digitalt sökbar
  • Skapa rapporter i t.ex. PDF, Excel eller CSV

Depona erbjuder professionell skanningstjänster där fysiska arkiv digitaliseras och görs tillgängliga i Visual Archive, perfekt integrerat med AI-funktionerna.

Allt med högsta säkerhet, inga data lagras eller används för AI-träning.

Arkivlösningar för alla verksamheter

Illustration av ett dokument i ett moln

Det mindre företaget

www.deponavisualarchive.se är en webbaserad abonnemangstjänst i molnet med intuitiv gör-det-själv filuppladdning och åtkomst.

För fysisk arkivering erbjuder Depona arkivcentra på sju orter. En lösning som kan kombineras med Visual Archive för effektivare åtkomst av information.

Illustration av ett moln med ett hänglås och olika noder

Det större företaget

e-Arkiv är en digital arkivtjänst integrerad med Visual Archive.

För fysisk arkivering erbjuder Depona arkivcentra på sju orter. En lösning som kan kombineras med Visual Archive för effektivare åtkomst av information.

En Arkivkonsult kan på plats hjälpa till att organisera företagets digitala och fysiska arkiv.

Illustration av ett moln med ett kugghjul i

Kommuner och myndigheter

RA-FS 2013:4-klassade arkivdepåer där kommuner och myndigheter hyr en fysisk arkivyta.

En anpassad arkivlösning som klarar samtliga de av kommuner och myndigheter uppställda säkerhets- och servicekraven i enlighet med Arkivlagen och Arkivförordningen.

Optimera din arkivering med Depona och Visual Archive!

Testade och beprövade lösningar och applikationer innebär att du kan lita på att din Depona arkivlösning är robust och stabil. Att den sedan från grunden är utvecklad för arkivhantering innebär att du kan vara säker på att den är effektiv och efterlever rådande dataskyddslagar och andra regelverk.

Automatiska uppdateringar garanterar att din arkivlösning från Depona på ett effektivt sätt alltid är optimerad och säker. Detta utan behov av tids- och kompetenskrävande manuella uppdateringar som kan orsaka avbrott i den dagliga verksamheten eller kräva teknisk support.

Det är enkelt att komma i gång och använda våra arkivlösningar. Vi erbjuder en effektiv onboardingprocess som är enkel att följa och implementera. Användarna kommer i gång snabbt från sina olika enheter och tack vare ett logiskt och intuitivt användargränssnitt kan din nya arkivlösning börja betala av sig från dag ett.

Att uppfylla svenska myndigheters krav på spårbarhet innebär att varje aktivitet som utförs i arkivsystemet loggas och kan spåras tillbaka till en specifik användare och tidpunkt. För att uppfylla dessa krav är det avgörande att användargränssnittet och administrationsverktygen till fullo stödjer efterlevnaden av dessa krav. Det gör våra arkivlösningar.

Din arkivlösning hos Depona är framtidssäkrad tack vare att vi investerar kontinuerligt i utvecklingen av våra lösningar och vårt produktutbud. En process baserat på input och krav från våra användare, tekniska innovationer och utvecklingen inom cybersäkerhet och lagstiftning.

För företag och organisationer som prioriterar säkerhet och kontroll, dataintegritet, snabb åtkomst och efterlevnad av lokala lagar och regelverk är det en fördel om all arkiverad information lagras på servrar i Sverige. Servrar som lyder under svensk lagstiftning som erbjuder ett säkrare tekniskt och juridiskt skydd.

Företag och organisationer växer, minskar och verksamheten ändras. Då är det viktigt att arkivlösningen är flexibelt och kan anpassas till dessa förändrade krav och förutsättningar. Våra lösningar är skalbara och enkla att anpassa och tack vare detta framtidssäkrade. Och att göra detta kräver inte omfattande teknisk kompetens.

Att arbeta med Depona ska kännas tryggt. Vi har därför valt att certifiera oss enligt några av de mest ansedda internationella standarderna inom kvalitet, miljöhänsyn och informationssäkerhet. Ett bevis på vår strävan att på ett transparent sätt försäkra dig om att vi hanterar dina arkiv på ett ansvarsfullt och säkert sätt.

Läs mer om standarden ISO 9001

Läs mer om miljöledning enligt ISO 14001

Läs mer om  informations-säkerhet enligt ISO 27001

Därför Depona

Depona arbetar med informationsförvaltning. Vår affärsidé är att erbjuda små och stora företag, organisationer, kommuner och myndigheter effektiva, ändamålsenliga och anpassade arkivlösningar. Lösningar som är säkra, lätta att använda och uppfyller alla gällande krav från myndigheter.

Archive Solutions with a Visual Advantage - film

Depona i Norden

Depona är aldrig långt borta

Depona i Norden

Depona finns i Sverige, Danmark, Finland, Norge samt Lettland.

Depona i Sverige

Rikstäckande arkivtjänster med arkivcentra från Malmö i söder, via Göteborg, Katrineholm och Stockholm till Vilhelmina i norr.

Våra arkiv drivs av grön el
Våra arkiv drivs av grön el

E, S och G på Depona

På Depona tar vi vårt ESG-arbete på stort allvar, och detta gäller i synnerhet G som i ”Governance”. Våra arkivtjänster säkerställer en systematisk hantering, bevarande och tillgänglighet av arkivmaterial. En effektiv styrning som garanterar dataintegritet och skydd i överstämmelser med lagar och förordningar vilket främjar en pålitlig informationsförvaltning.

Nyheter

  • 12 juni 2025

    Depona stärker sin position i Danmark – förvärvar Scanning.dk

    Det svenska arkiv- och informationshanteringsföretaget Depona stärker sin danska verksamhet genom att förvärva det ...

    Depona stärker sin position i Danmark – förvärvar Scanning.dk
  • 5 maj 2025

    Depona Visual Archive – nu med AI-integration

    Kraftfull datahantering och förädling av information för professionella kunder Ta kontroll över din ...

    Depona Visual Archive – nu med AI-integration
  • 8 april 2025

    Ny podd! Beredskapsabonnemang för kommunarkiv.

    Följ och ladda ned avsnittet från länken här eller på Apple Podcasts eller Spotify! ...

    Ny podd! Beredskapsabonnemang för kommunarkiv.
BV Certification ISO9001 ISO14001
BV Certification ISO27001
FAI organisationsmedlem
MSF Sweden - Field partner 2021