Fysisk arkivering. Ska alla dessa dokument på papper sparas eller inte sparas?

Lagen om arkivering ställer höga krav på säkerheten både för fysisk och digital hantering av dokument och information. Enligt gällande lagstiftning måste alla organisationer och företag säkerställa att deras arkivering uppfyller strikta säkerhetsstandarder för att skydda känsliga uppgifter från obehörig åtkomst, förlust eller skada. Detta innefattar skydd mot brand, vatten, stöld och andra risker som kan äventyra materialets integritet.

För att möta dessa krav krävs det att organisationer arbetar strukturerat med ständiga förbättringar av sina arkiveringsprocesser. Det innebär att regelbundet granska och uppdatera säkerhetsåtgärder samt att implementera avancerade teknologier för både fysisk och digital arkivering.

Specifika branscher, såsom banker, försäkringsbolag och läkemedelsföretag, är dessutom bundna av ännu strängare regler och förordningar. Dessa aktörer måste följa sektorspecifik lagstiftning som ställer ytterligare krav på hur information lagras, hanteras och skyddas. Det är därför avgörande att välja en arkivpartner som inte bara uppfyller de grundläggande lagkraven, utan också kan anpassa sina tjänster till de specifika behov som gäller för just din bransch.

Att arkivera menas att man samlar ett antal handlingar och dokument i ett utrymme för att förvara dessa. Förr var utrymmet ett fysiskt rum, men nuförtiden kan rummet också vara digitalt.

Lagstiftningen bestämmer över en del handlingar som måste arkiveras olika länge. Det är till exempel räkenskapshandlingar, som bokföring, fakturor etc. Om verksamheten är offentlig, statlig eller kommunal, styr Arkivlagen vad som måste arkiveras.

Kronologisk arkivering innebär att man arkiverar handlingar i datumordning, antingen det datum handlingarna har inkommit eller det datum de har upprättats. Ett exempel på handlingar som kan arkiveras kronologisk är mötesprotokoll.

Ett slutarkiv är det arkiv där handlingar som inte längre behövs inom verksamheten bevaras. Det är vad man skulle kunna beskriva som ett dött arkiv.

Ett gallringsbeslut är ett beslut om att rensa ut och destruera handlingar ur ett arkiv. Olika handlingar bevaras olika länge och när handlingen har uppnått den tid för bevarande som är bestämd gallras den ut ur samlingen.

Förordningar kan utfärdas av myndigheter för att förtydliga lagar. Arkivförordningen är en sådan förordning som förtydligar Arkivlagen.

Hur länge man ska arkivera dokument bestäms delvis av lagstiftningen. Bokföringslagen anger hur räkenskapshandlingar ska arkiveras och hur länge dessa ska bevaras. Arkivlagen reglerar arkivering inom offentlig verksamhet, medan Preskriptionslagen styr hur lång preskriptionstiden är för exempelvis fordringar. Utöver dessa lagstadgade krav kan även interna riktlinjer och policyer påverka hur länge olika typer av dokument och information behöver arkiveras.

Behöver du vägledning kring hur länge just dina dokument ska arkiveras? Med vår långa erfarenhet av både fysisk och digital arkivering kan vi hjälpa dig att navigera bland de olika regler och krav som gäller. Tveka inte att kontakta oss för råd och stöd.