Arkivlagen

Vill du säkerställa att din verksamhet följer arkivlagen, bokföringslagen och andra regelverk? Här hittar du vägledning kring vilka lagar som gäller, hur dokument ska bevaras, gallras och destrueras och hur Deponas tjänster kan hjälpa dig att vara compliant.

Ung kvinna i kavaj

Fyll i dina uppgifter så
kontaktar vi dig

    Arkivlagen

    Arkivlagen, som trädde i kraft 1991, är en central lagstiftning som reglerar hur offentliga och vissa privata verksamheter ska hantera sina arkiv. Syftet med lagen är att säkerställa att arkivmaterial bevaras som en del av kulturarvet, för rättskipningens och förvaltningens behov samt för forskning. Lagen uppdateras vid behov för att följa samhällsutvecklingen och teknikens framsteg. Den ställer krav på hur handlingar ska bevaras, skyddas och gallras för att säkerställa tillgång till information både idag och i framtiden.

    Deponas tjänster för att uppfylla Arkivlagen

    Depona erbjuder en rad tjänster för att hjälpa organisationer att följa Arkivlagen, bland annat:

    • Arkiveringstjänster: Säker hantering och långtidsförvaring av dokument enligt gällande lagkrav.
    • Digitalisering och e-arkiv: Moderna lösningar för att digitalisera och tillgängliggöra information.
    • Rådgivning om arkivhantering: Experthjälp för att skapa och upprätthålla effektiva arkivsystem.

    Läs mer om våra arkiveringstjänster och digitala lösningar.

    Fördjupad information

    Serverhall
    Någon öppnar upp arkivhyllor

    Bokföringslagen

    Bokföringslagen har funnits sedan 1976 och reglerar hur företag ska sköta sin bokföring och redovisning. Lagen säkerställer att ekonomisk information hanteras på ett korrekt och transparent sätt för att skapa trygghet för företag, myndigheter och allmänheten. Ändringar i lagen sker med jämna mellanrum för att anpassas till nya förutsättningar inom ekonomi och teknologi. Den omfattar krav på löpande bokföring, bokslut och arkivering av räkenskapsinformation.

    Deponas tjänster för att uppfylla Bokföringslagen

    Depona stödjer företag att följa Bokföringslagen genom:

    • Arkivering av räkenskapsmaterial: Trygg och säker förvaring av bokföringshandlingar under den lagstadgade tiden på sju år.
    • Digitaliseringstjänster: Omvandling av fysiska dokument till digitala format för ökad effektivitet och säkerhet.
    • Konsulttjänster inom dokumenthantering: Rådgivning om hur företag kan säkerställa lagens efterlevnad.

    Utforska våra tjänster för dokumenthantering och digitalisering.

    Fördjupad information

    Arkivering

    • Inlägg som myndigheter gör i sociala medier och som utomstående gör i dialog med myndigheten är allmänna handlingar. Inläggen på de sociala medierna bör arkiveras regelbundet, till exempel genom att föra över inläggen till ett e-arkiv. Om inläggen är många är alternativet att bevara en ögonblicksbild av mediet. För att följa arkivlagen ska det då göras ett periodiskt urval, två gånger om året, och bevara det sociala mediet elektroniskt. Vid större omdaningar eller avveckling ska det sociala mediet arkiveras, till exempel elektroniskt som skärmdumpar eller i ett e-arkiv. Kontakta Depona om e-arkiv.

    • Numerisk arkivering innebär, till skillnad mot alfabetisk arkivering, att man sorterar och arkiverar sina dokument i till exempel datum- eller nummerordning. Det är alltså siffrorna som styr informationsstrukturen.  Denna metod kan vara bra att nyttja när det gäller fakturor, kvitton eller daterade händelser som man vill arkivera i kronologisk ordning. Tillvägagångsättet är användbart i verksamheter som använder numrering i sina akter och det numeriska systemet gör att återsökningen blir enkel. Kontakta Depona om du letar efter en arkivkonsult.

    • När man importerar eller exporterar varor lämnas förtullningsdokument en tulldeklaration till Tullverket. Tillsammans med deklarationen lämnas olika handlingar som styrker uppgifterna som lämnas i tulldeklarationen. Exempel på styrkande handlingar är fakturor, eventuella ursprungsintyg och transportdokument. Alla styrkande handlingar ska tillsammans med tulldeklarationen arkiveras i fem år räknat från och med det året efter det år godset blev utlämnat. Om man har anlitat ett ombud får ombudet förvara de styrkande handlingarna i högst 30 dagar. Efter det ska handlingarna lämnas tillbaka till den som är ansvarig. Om det finnas föreskrifter i en lag eller annan författning att vissa handlingar ska arkiveras längre än fem år gäller den föreskriften. Depona erbjuder säker arkivering för alla typer av dokument.

    • Handlingar som upprättas eller inkommer till en myndighet, till exempel socialtjänsten, ska bevaras, vårdas och hållas ordnade så de tillgodoser rätten att ta del handlingar, behovet av information för rättsskipningen och förvaltningen och forskningens behov. Handlingarna ska arkiveras på ett säkert sätt så att arkivet skyddas mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst. Allmänna handlingar upprättade inom socialtjänsten får gallras och huvudregeln är att gallring sker fem år efter att ett ärende är avslutat. Enligt Socialtjänstlagen ska vissa handlingar undantas gallring. Det gäller bland annat handlingar som rör faderskap eller föräldraskap, handlingar som rör placering av barn utanför hemmet och adoptionshandlingar. En del handlingar behöver inte arkiveras utan kan rensas ut oberoende av gallringsreglerna. Rensning sker vanligtvis av en handläggare i samband med att ett ärende avslutas och kan röra till exempel minnesanteckningar, utkast och andra motsvarande handlingar. Depona Kommunarkiv är ett smart val för säker och trygg arkivering.

    • Räkenskapshandlingar ska som huvudregel arkiveras i den form de har skapats. Om en faktura har skapats fysiskt och sedan skannats in måste alltså den fysiska fakturan arkiveras. Enligt bokföringslagen ska all bokföring sparas i 7 år (men observera att preskriptionstiden är 10 år). Om man överför handlingen till en annan form, i det här fallet alltså skannar in en fysisk faktura så ska den skannade fakturan sparas i 7 år. Den fysiska fakturan får destrueras efter utgången av det fjärde räkenskapsåret. Ursprungshandlingen måste alltså finnas tillgängligt under de tre första räkenskapsåren. Depona erbjuder fysisk arkivering av bokföringsmaterial.

    • I Arkivlagen (1990 :782) och Arkivförordningen (1991:446) beskrivs hur statliga och kommunala förvaltningar ska sköta sina arkiv. Reglerna är bindande för statliga myndigheter och organ som förvarar allmänna handlingar. Riksarkivet, som är en statlig myndighet, har skrivit föreskrifter och allmänna råd om offentliga förvaltningars arkiv. Dessa presenteras i Riksarkivets författningssamling (RA-FS). Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering ingår i en särskild publikationsserie (RA-MS). Depona erbjuder arkivering i lokaler som följer Riksarkivets föreskrifter.

    • Ett e-Arkiv med digitala filer fungerar som ett fysiskt arkiv, där de digitala flödena ordnas och görs sökbara som i ett fysiskt arkiv. Ett annat användningsområde för e-Arkivet är att göra fysiska volymer tillgängliga för fler användare, då skannar man de fysiska volymerna och sparar i e-Arkivet. I ett e-Arkiv är dokumentet låst så att användaren inte kan ändra det. Ändringar sparas i stället ner som ett nytt dokument med eget unikt ID och då finns spårbarhet om vilka förändringar som gjorts. e-Arkivet används även i många fall då dokument blir inskannade för att användarna ska få snabb tillgänglighet men originalen måste finnas kvar av juridiska skäl. Depona erbjuder en kvalificerad e-Arkiv-lösning för alla behov.

    • Det sista steget i arkivets liv är destruktionen, som görs i samband med att arkivet gallras. Destruktionen kan hanteras på olika sätt, eller på olika nivåer av sekretess. Den enklaste formen är att pappret strimlas och skickas på återvinning. Vid sekretessdestruktion skickas det gallrade materialet i låsta transporter till bevakade destruktionsanläggningar där materialet strimlas i mycket små fraktioner för att sedan balas och skickas på återvinning. Depona erbjuder alla kunder en trygg och säker destruktion av gallrat material.

    • Gallring i ett arkiv innebär att man sovrar sådant material som man inte längre vill arkivera. Olika typer av material arkiveras olika länge, det kan röra sig från 3 år till 100 år. Gallringstiden för offentliga arkiv regleras i arkivförordningen och för privata arkiv är det lagstiftningen, till exempel bokföringslagen och preskriptionslagen, som styr hur länge man bör arkivera. I samband med att man gallrar i sitt arkiv behöver man även titta på hur destruktionen ska hanteras. Depona hanterar kundens arkiv under hela livscykeln – från arkivering till gallring och destruktion.

    • Om du har behov av en arkivarie, kan vi på Depona erbjuda professionell hjälp som är skräddarsydd efter dina specifika behov. En arkivarie spelar en avgörande roll i både att dokumentera nuet och bevara historien för framtiden. Arkivarien granskar och utreder vilka handlingar som ska bevaras, ordnar och förtecknar arkivbestånd som kan omfatta allt från skolbetyg och journaler till historiska dokument. Dessutom ser arkivarien till att arkiven hålls tillgängliga för allmänhet och forskare, vilket är en viktig del av deras arbete. Arkivarier har även en central roll i att kartlägga och strukturera digitala processer, inklusive hantering av e-arkiv. Utbildning och föreläsning om arkivering är också vanliga arbetsuppgifter, liksom att hjälpa besökare att navigera i arkiven. Med vår långa erfarenhet och expertis inom både fysisk och digital arkivering, kan vi på Depona stödja din verksamhet genom att tillhandahålla kompetenta arkivarier som kan hjälpa dig att upprätthålla och utveckla dina arkiveringsprocesser. Kontakta oss för att diskutera hur vi kan möta dina arkiveringsbehov.

    • Riksarkivet är en statlig myndighet som övervakar och förvaltar offentliga organisationers (statliga myndigheters, kommuners och regioners) arkiv. Riksarkivets arbete stöder sig på arkivlagen och arkivförordningen och Riksarkivets föreskrifter (RA-FS och RA-MS) är bindande regler för statliga myndigheter och organ som förvarar allmänna handlingar ur statliga arkiv. Depona erbjuder arkivering i RA-FS-klassade lokaler.

    • Om fakturan är digital ska den arkiveras i digitalt. Om fakturan har kommit företaget tillhanda i pappersform och den sedan skannas ska pappersoriginalet arkiveras i tre år. Den skannade fakturan ska sedan sparas återstående arkiveringstid. Samma regel gäller om man väljer att skriva ut en digital faktura på papper. Den digitala fakturan ska arkiveras i 3 år och pappersfakturan ska arkiveras återstående arkiveringstid. Alla räkenskapshandlingar ska enligt bokföringslagen arkiveras i minst 7 år. Depona hjälper ditt företag att hitta en optimal lösning för ert e-arkiv.

    • Det finns inga krav på att det egna företaget måste arkivera sina handlingar på företaget. Det är fullt möjligt att använda sig av en extern arkivtjänst. Men det går aldrig att avtala bort ansvaret för det egna arkivet. Det innebär till exempel att den som har upprättat handlingen är ansvarig för att den finns kvar så länge som till exempel bokföringslagen säger. Kontakta Depona för att få förslag på hur ditt arkiv kan förvaras externt på ett säkert sätt.

    • Med den kommande ändringen av bokföringslagen blir det ännu viktigare att hantera räkenskapshandlingar på ett effektivt och säkert sätt. En av de stora fördelarna med den nya lagen är möjligheten att skanna kvitton, vilket innebär att du inte längre behöver spara dem fysiskt. Detta underlättar inte bara förvaringen, utan säkerställer också att du uppfyller kraven på att de digitala system som behövs för att presentera räkenskapsinformation ska hållas tillgängliga i Sverige under hela den föreskrivna arkiveringstiden. Enligt bokföringslagen gäller samma regler för alla räkenskapshandlingar, oavsett om de är i fysisk eller digital form. Det innebär att digitala kvitton, precis som fysiska, ska arkiveras i minst 7 år. Genom att använda Deponas tjänst för e-arkiv kan ditt företag skapa ordning i det digitala flödet och säkerställa att alla räkenskapshandlingar förvaras på ett korrekt och lagligt sätt. Kontakta oss på Depona för att få hjälp med att skanna och digitalt arkivera dina räkenskapshandlingar, så att du kan fokusera på din kärnverksamhet samtidigt som du möter alla lagkrav.

    e-Arkivera

    • Inlägg som myndigheter gör i sociala medier och som utomstående gör i dialog med myndigheten är allmänna handlingar. Inläggen på de sociala medierna bör arkiveras regelbundet, till exempel genom att föra över inläggen till ett e-arkiv. Om inläggen är många är alternativet att bevara en ögonblicksbild av mediet. För att följa arkivlagen ska det då göras ett periodiskt urval, två gånger om året, och bevara det sociala mediet elektroniskt. Vid större omdaningar eller avveckling ska det sociala mediet arkiveras, till exempel elektroniskt som skärmdumpar eller i ett e-arkiv. Kontakta Depona om e-arkiv.

    • Arkivlagen säger att myndigheter ska bevara sina allmänna handlingar i ursprungligt skick. Detta gäller även digitala bilder. Därför är det viktigt att tänka på att bildfilerna även långt in i framtiden ska kunna återge originalet korrekt. Vid överföring från ursprunglig fil till ett bevarandeformat får ingen informationsförlust förekomma och handlingarna ska kunna återsökas. För att återsökning ska kunna göras måste filerna struktureras i mappar och namnges på ett korrekt sätt. Filformatet måste ha en struktur som gör den lätt att öppna även om programvaror eller datorer förändras i framtiden. Filformat som rekommenderas är normalt TIF för bilder och ritningar och PDF/A för dokument men även ritningar. Man bör inte använda komprimerade filformat, exempelvis JPG, eller vanlig PDF som kan ha tilläggsfunktioner som kan göra filerna svårare att öppna i framtiden. Depona rekommenderar sina kunder som har större färgritningar, fotografier, diabilder eller negativ att skanna i färg till okomprimerad TIF. Då kan man från arkivfilen enkelt göra kopior i JPG eller PDF-format för mejl eller ännu mindre filformat för tillexempel webben. Depona har stor kunskap inom all typ av digital arkivering och hjälper er gärna.

    • Alla handlingar som är inkomna eller upprättade på en statlig myndighet ska bevaras i sitt ursprungliga skick. Webbplatser, både interna och externa räknas som en allmän handling upprättad av myndigheten och det är varje enskild myndighet som ansvarar för att det går att presentera och läsa information även på äldre webbplatser. Om man gör förändringar som tappar betydelsebärande data på webbplatsen räknas det som gallring. Man behöver fundera på informationsstruktur och format redan när man planerar en webbplats så att man konstruerar den på ett sätt som möjliggör bevarande. En vägledning innehållande riktlinjer för utveckling av webb och e-tjänster i offentlig sektor har getts ut av E-delegationen. Riksarkivet har utfärdat föreskrifter om elektroniska handlingar, RA-FS 2009:1-2, för myndigheter. RA-FS 2009:1 gäller alla typer av elektroniska handlingar och RA-FS 2009:2 innehåller tekniska krav för olika typer av elektroniska handlingar, bland annat format för bevarande av webbsidor. Kontakta Depona för konsultation om långtidsarkivering av webbplatser.

    • Någon generell regel för arkivering av e-post finns inte för privata aktörer. Det är företagets arkivplan som bestämmer hur länge och vilken typ av e-post som ska arkiveras. Det är dock viktigt att tänka på att sådan e-post som kan ha relevans gentemot annan lagstiftning bör arkiveras. Det kan till exempel vara e-post som hanterar ärenden relaterade till bokföring eller anställningar. För myndigheter däremot, finns det regelverk som ska följas. Dessa utgår från offentlighetsprincipen som bland annat säger att alla har rätt att ta del av allmänna handlingar (undantaget de handlingar som är belagda med sekretess). En handling är i lagens mening framställningar i skrift eller bild samt upptagningar i tekniska medier, till exempel SMS och e-post. Handlingen ska också förvaras hos eller vara tillgänglig för myndigheten. För att handlingen ska vara allmän krävs det också att handlingen antingen är inkommen eller upprättad. En handling är inkommen om den anlänt till myndigheten utifrån, t ex från en annan myndighet eller en annan verksamhetsgren i samma myndighet. Handlingar som inte inkommit blir offentliga när de upprättats. Det sker när handlingen lämnar myndigheten eller då ärendet dit handlingen hör har slutbehandlats, om själva handlingen normalt inte expedieras. Det finns ingen lagstadgad tid för hur länge myndigheten måste spara allmänna handlingar. Enligt arkivlagen svarar varje myndighet för sin arkivvård. Det är alltså myndighetens egna arkiveringshandlingsplan som reglerar hur länge e-posten måste sparas. Samma regler gäller oavsett vilket e-postprogram som används, till exempel när arkivering ska göras i gmail, outlook, hotmail, outlook 365. Deponas erfarna arkivarier hjälper gärna till att upprätta en arkivplan.

    • En e-faktura är en faktura som utfärdas, översänds och tas emot i ett strukturerat elektroniskt format som gör det möjligt att behandla den automatiskt och elektroniskt. Observera att en pdf-faktura inte är en e-faktura. Hur arkivera jag en e-faktura? Huvudregeln är att räkenskapshandlingar ska arkiveras i den form de har skapats, en e-faktura ska alltså arkiveras elektroniskt. Om man väljer att skriva ut en papperskopia av e-fakturan och arkivera denna fysiskt får man radera den digitala fakturan från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Den fysiska fakturan sparas i sju år enligt bokföringslagen. Preskriptionslagen är dock tio år. Alla offentliga aktörer måste sedan 2018 kunna ta emot e-fakturor som följer en europeisk standard. Vid offentliga upphandlingar ställs det krav på att leverantören ska kunna skicka e-fakturor. Kontakta Depona för att prata om e-arkiv.

    • I Arkivlagen (1990 :782) och Arkivförordningen (1991:446) beskrivs hur statliga och kommunala förvaltningar ska sköta sina arkiv. Reglerna är bindande för statliga myndigheter och organ som förvarar allmänna handlingar. Riksarkivet, som är en statlig myndighet, har skrivit föreskrifter och allmänna råd om offentliga förvaltningars arkiv. Dessa presenteras i Riksarkivets författningssamling (RA-FS). Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering ingår i en särskild publikationsserie (RA-MS). Depona erbjuder arkivering i lokaler som följer Riksarkivets föreskrifter.

    • Ett e-Arkiv med digitala filer fungerar som ett fysiskt arkiv, där de digitala flödena ordnas och görs sökbara som i ett fysiskt arkiv. Ett annat användningsområde för e-Arkivet är att göra fysiska volymer tillgängliga för fler användare, då skannar man de fysiska volymerna och sparar i e-Arkivet. I ett e-Arkiv är dokumentet låst så att användaren inte kan ändra det. Ändringar sparas i stället ner som ett nytt dokument med eget unikt ID och då finns spårbarhet om vilka förändringar som gjorts. e-Arkivet används även i många fall då dokument blir inskannade för att användarna ska få snabb tillgänglighet men originalen måste finnas kvar av juridiska skäl. Depona erbjuder en kvalificerad e-Arkiv-lösning för alla behov.

    • Om fakturan är digital ska den arkiveras i digitalt. Om fakturan har kommit företaget tillhanda i pappersform och den sedan skannas ska pappersoriginalet arkiveras i tre år. Den skannade fakturan ska sedan sparas återstående arkiveringstid. Samma regel gäller om man väljer att skriva ut en digital faktura på papper. Den digitala fakturan ska arkiveras i 3 år och pappersfakturan ska arkiveras återstående arkiveringstid. Alla räkenskapshandlingar ska enligt bokföringslagen arkiveras i minst 7 år. Depona hjälper ditt företag att hitta en optimal lösning för ert e-arkiv.

    • Med den kommande ändringen av bokföringslagen blir det ännu viktigare att hantera räkenskapshandlingar på ett effektivt och säkert sätt. En av de stora fördelarna med den nya lagen är möjligheten att skanna kvitton, vilket innebär att du inte längre behöver spara dem fysiskt. Detta underlättar inte bara förvaringen, utan säkerställer också att du uppfyller kraven på att de digitala system som behövs för att presentera räkenskapsinformation ska hållas tillgängliga i Sverige under hela den föreskrivna arkiveringstiden. Enligt bokföringslagen gäller samma regler för alla räkenskapshandlingar, oavsett om de är i fysisk eller digital form. Det innebär att digitala kvitton, precis som fysiska, ska arkiveras i minst 7 år. Genom att använda Deponas tjänst för e-arkiv kan ditt företag skapa ordning i det digitala flödet och säkerställa att alla räkenskapshandlingar förvaras på ett korrekt och lagligt sätt. Kontakta oss på Depona för att få hjälp med att skanna och digitalt arkivera dina räkenskapshandlingar, så att du kan fokusera på din kärnverksamhet samtidigt som du möter alla lagkrav.

    Arkivlagen

    • Ja, lagen gäller även kommuner och regioner. Varje nämnd ansvarar för sin arkivbildning, medan kommun- eller regionstyrelsen fungerar som arkivmyndighet med tillsynsansvar.

    • Arkivlagen styr vad som räknas som arkivhandlingar, hur de ska organiseras, skyddas och gallras, samt hur överlämning av arkivmaterial ska ske när en myndighet upphör.

    • En arkivmyndighet har tillsyn över att arkivlagen följs. På statlig nivå är det oftast Riksarkivet eller landsarkiven, i kommuner vanligen kommun- eller regionstyrelsen.

    • Varje myndighet ansvarar själv för sitt arkiv, men ansvaret kan överföras till en arkivmyndighet, exempelvis Riksarkivet eller en kommunstyrelse.

    • Arkivlagen har tre huvudsyften: att garantera offentlig insyn, stödja rättskipning och förvaltning samt bevara handlingar med långsiktigt forskningsvärde.

    • Arkivlagen (1990:782) reglerar hur statliga och kommunala myndigheter ska hantera, bevara och gallra sina arkiv. Den säkerställer att arkiv bevaras som en del av kulturarvet och är tillgängliga för insyn, rättskipning, förvaltning och forskning.

    Arkivering av sociala medier

    Arkivering av tulldokument

    Arkivering av e-post

    • Arkivering by Design innebär att god informationshantering börjar vid skapandet. System och processer ska planeras så att digital information – inklusive e-post – blir hållbar, tillgänglig och arkivvänlig direkt från start.

    • Myndigheter får behandla personuppgifter i e-post för arkivering enligt GDPR, men bara när det är nödvändigt för allmänna arkivändamål och under förutsättning att skyddsnivån är tillräcklig.

    • E-post och annan digital information ska arkiveras i strukturerade e-arkiv enligt arkivlagen och Riksarkivets föreskrifter, med metadata, versionhantering, logg och säker åtkomst över tid.

    • Det föreslås att e-postloggar bevaras i minst två år för ökad spårbarhet. Kritiker menar att loggarna har större offentligt värde och bör bevaras längre.

    • E-post bör inte lämnas kvar i brevlådan – det är en temporär plats. Meddelanden som är ärende-relevanta ska arkiveras i dokumenthanteringssystem, medan tillfälliga mejl rensas minst veckovis.

    • E-post omfattas av regelverk som Tryckfrihetsförordningen, Förvaltningslagen, Arkivlagen och Offentlighets- och sekretesslagen, och ska behandlas med samma omsorg som pappershandlingar.

    • Myndighetspersoner måste utan dröjsmål bedöma om ett mejl är en allmän handling. Om det är det, ska det omedelbart skickas till registrator eller diariet för registrering och arkivering.

    • Ja – e-post räknas som allmän handling när den mottagits eller skapats inom myndigheten och gäller för verksamhet. Sådan e-post måste hanteras, diarieföras och arkiveras enligt gällande regelverk.

    Arkivering inom socialtjänsten

    Arkivering av digitala bilder

    Gallring av arkiv

    • Gallring är avgörande för att arkiven ska vara lättanvända och långsiktigt hållbara. Men det är ett känsligt beslut som kräver tydlig dokumentation och rättsligt stöd.

    • Riksarkivet erbjuder vägledningar om informationsvärdering och gallring, och SKR tillhandahåller gallringsråd för olika verksamhetsområden – dessa hjälper att ta fram välgrundade beslut.

    • Myndigheter måste ha gallringsbeslut godkända av arkivmyndighet (t.ex. stadsarkivet). Utan sådant beslut är gallring inte tillåten.

    • Även digital gallring räknas: det innefattar radering eller förlust av data, sökbarhet eller autenticitetsmöjligheter – och måste motiveras på samma sätt som fysisk gallring.

    • Gallring är tillåten endast om det kvarvarande arkivmaterialet fortfarande uppfyller arkivlagens syften: insyn, rättskipning, förvaltning och forskning.

    • Gallring styrs av lagstiftning (arkivlagen 1990:782, arkivförordningen) och av Riksarkivets bindande föreskrifter och råd (RA-FS/RA-MS) – dessa anger villkor, processer och frister för gallring.

    • Gallring av allmänna handlingar får endast ske om det finns särskilda bevarande- och gallringsbeslut, eller regler i lag/förordning — fri gallring är inte tillåten.

    • Gallring är ett aktivt ingrepp där handlingar eller data i arkiv förintas enligt fastställda kriterier, för att minska volymen och öka arkivets överskådlighet – men alltid med tydlig motivering.

    Destruktion av arkiv

    • Destruktion måste följa arkivlagen, arkivförordningen och Riksarkivets föreskrifter (RA‑FS/RA‑MS) – inklusive krav på dokumentation, motivation och process.

    • Känsligt arkivmaterial måste destrueras med hög säkerhet—t.ex. finfördelning eller destruering via låsta transporter till specialanläggning så att informationen aldrig kan återställas.

    • Ja—destruktionen kräver tydlig dokumentation. Det inkluderar destruktionsintyg, datum, metod, ansvariga och verifieringar, särskilt vid sekretessteknik.

    • Destruktion får endast ske efter giltig gallring, vilket i sin tur måste ha stöd i lag eller särskilt beslut. Destruktionen ska vara en del av en dokumenterad och korrekt process.

    • Destruktion kan göras på olika nivåer—från vanlig strimling för icke-känsligt material till högsäker strimling i bevakade anläggningar för sekretessbelagt material, med transport och dokumenterade rutiner.

    • Gallring är processen att välja ut handlingar som inte längre ska bevaras. Destruktion är det slutliga steget där sådant gallrat material fysiskt eller digitalt förintas på ett säkert sätt.

    • Destruktion är arkivets slutsteg – det innebär att redan gallrat material förstörs permanent och säkert, i enlighet med gällande sekretess- och hanteringskrav.