Digital Arkivering
Depona erbjuder digitala arkiveringstjänster för olika behov – från avancerade e-arkiv för större organisationer till smidiga lösningar för mindre företag och, i enklare form, även för privatpersoner. Oavsett storlek på verksamhet finns en tjänst som matchar dina krav på säkerhet, tillgänglighet och framtidssäkring.
Fyll i dina uppgifter så
kontaktar vi dig
Deponas digitala arkiveringstjänster
Våra tre tjänster skiljer sig åt i omfattning, funktioner och målgrupp. Här är en tydlig översikt:
Visual Archive – SaaS
Ett webbaserat arkivhanteringssystem för företag och organisationer som behöver mer än bara lagring. Tjänsten kombinerar hög säkerhet med avancerade funktioner som AI-driven sökbarhet, hantering av både digitala och fysiska dokument samt full spårbarhet enligt myndighetskrav. Servrarna är placerade i Sverige och systemet uppdateras automatiskt.
Molnlagring
En enklare och prisvärd lösning för mindre företag – och i viss mån även privatpersoner. Med abonnemangsnivåerna Depona Free, Smart och Plus får du säker lagring, enkel delning och åtkomst dygnet runt. Perfekt för dig som vill skydda viktiga dokument utan att behöva en mer avancerad arkivlösning.
e-Arkiv (som tjänst)
En professionell och framtidssäkrad arkivtjänst för större företag och organisationer. Här är fokus på juridisk säkerhet och autenticitet: dokument låses mot ändringar, all lagring sker i Sverige, och Depona fungerar som personuppgiftsbiträde enligt GDPR. Tjänsten är särskilt lämplig för verksamheter med strikta krav på bevarande och spårbarhet.
Depona hjälper er med arkivreglerna
En verksamhet genererar många olika typer av dokument på papper och i digitalt format. Bokföring, fakturor, löneunderlag, patientjournaler och personalhandlingar. Depona kan underlätta vägen från analogt till digitalt.
Dokument omfattas av olika lagar och förordningar såsom bokföringslagen, GDPR med flera och dessa avgör om och hur länge ett dokument måste sparas, det vill säga arkiveras. Dessutom ställs olika krav på hur åtkomliga dokumentet ska vara efter att de har arkiverats. Oavsett om verksamheten är privat, statligt eller kommunalt kan det vara en utmaning att i egen regi hålla reda på detta. Och inte blir det lättare om de egna arkiven är en mix av papper och datafiler.
För mer information om exempel på vanliga regler inom arkivering, besök sidan om arkiveringsregler.
Implementering av digital arkivering
Att införa digital arkivering innebär flera steg:
- Analys: Utvärdera nuvarande dokumenthantering och identifiera behov.
- Digitalisering: Skanna och konvertera fysiska dokument till digitala format.
- Lagring: Välja en säker och pålitlig digital lagringslösning.
- Åtkomst: Säkerställa att behöriga användare har enkel tillgång till arkiverad information.
- Underhåll: Regelbundet uppdatera och säkerhetskopiera arkivet för att garantera långsiktig bevarande.
Genom att utnyttja Deponas expertis inom digital arkivering kan din organisation säkerställa en effektiv och säker hantering av information, anpassad efter era specifika behov och i enlighet med gällande lagstiftning.
Depona erbjuder också företag och organisationer möjligheten att ha en erfaren och utbildad arkivarie på plats som kan hjälpa er med era digitala arkiv.
Läs mer om vårt erbjudande inom Teknisk skanning eller Depona e-Arkiv.
Fördelar med digital arkivering
- Effektivitet: Snabb åtkomst till dokument och enklare informationssökning.
- Säkerhet: Minskad risk för förlust eller skada på dokument.
- Platsbesparing: Eliminering av behovet av fysiska lagringsutrymmen.
Efterlevnad: Lättare att följa lagar och förordningar gällande dokumenthantering.
Lösningen är en digital transformation av de egna arkiven där alla dokument som måste arkiveras för framtiden flyttas till ett enhetligt digitalt format. Deponas digitala arkivering kan hjälpa dig att ta steget från analogt till digitalt.
I ett första steg erbjuder vi teknisk skanning av dokument, ritningar, kartor, teknisk dokumentation, böcker, bildkort, mikrofilm, mikrofiche och fotografier. Listan kan göras lång.
Då allt material är digitaliserat är nästa steg vårt erbjudande Depona e-Arkiv. En professionell och säker molnbaserad GDPR-anpassad digital arkivlösning som ger dig full kontroll, överblick och tillgång till dina arkiv. Oavsett var du befinner dig eller när du behöver komma åt din information.
Eller som vi och våra kunder säger – digital arkivering som den alltid borde vara.
Innovativa och säkra arkiveringstjänster inom Medtech och HR
På Depona är vi stolta över att driva innovation inom två viktiga områden – Medtech och HR. Vi fortsätter att utveckla och investera i tjänster som kombinerar säkerhet, långsiktighet och automation för att möta våra kunders växande behov.
Medtech – Säker arkivering av kliniska studier
Som en GAMP-compliant aktör är vi en pålitlig partner för företag inom Medtech-sektorn. Vi hanterar och arkiverar känslig data från kliniska prövningar, inklusive Trial Master Files (TMF), med fullt fokus på regulatoriska krav och datasäkerhet. Våra långsiktiga avtal, som ofta sträcker sig över upp till 25 år, ger våra kunder både trygghet och stabilitet.
HR – Automatiserade flöden för arkivering av personaldokument
Behovet av säkra och automatiserade lösningar för att hantera HR-relaterad dokumentation ökar ständigt. Vi erbjuder lösningar som integreras med ledande HR-system, vilket möjliggör att arkiveringen ofta sker helt automatiskt. Våra tjänster säkerställer att viktiga dokument som anställningsavtal och personalfiler hanteras med högsta säkerhet och är enkelt tillgängliga när de behövs.
Vårt löfte till er:
- Högsta säkerhet: Vi hanterar och lagrar era dokument enligt de striktaste standarderna för datasäkerhet.
- Automatiserade flöden: Minska manuella insatser och förenkla processer med våra integrerade och effektiva lösningar.
- Långsiktig trygghet: Våra system och avtal är designade för att möta era behov både idag och långt in i framtiden.
Depona uppfyller kraven i DORA
Digital Operational Resilience Act (DORA) ställer höga krav på operativ motståndskraft inom finanssektorn. På Depona har vi anpassat våra processer och system för att säkerställa full efterlevnad av regelverket.
Som en pålitlig partner inom informationshantering och säkerhet arbetar vi kontinuerligt för att uppfylla de striktaste regulatoriska kraven. Genom vår DORA-compliance kan vi erbjuda våra kunder trygghet och säkerhet i en allt mer digitaliserad och reglerad värld.
Har ni frågor om vår efterlevnad eller hur vi kan stötta er verksamhet? Kontakta oss gärna.