Digitalisera dina arkiv. Från papper till ettor och nollor för företag, stat och kommun

En verksamhet genererar många olika typer av dokument på papper och i digitalt format. Bokföring, fakturor, löneunderlag, patientjournaler och personalhandlingar. Depona kan underlätta vägen från analogt till digitalt.

Dokument omfattas av olika lagar och förordningar såsom bokföringslagen, GDPR med flera och dessa avgör om och hur länge ett dokument måste sparas, det vill säga arkiveras. Dessutom ställs olika krav på hur åtkomliga dokumentet ska vara efter att de har arkiverats. Oavsett om verksamheten är privat, statligt eller kommunalt kan det vara en utmaning att i egen regi hålla reda på detta. Och inte blir det lättare om de egna arkiven är en mix av papper och datafiler.

Lösningen är en digital transformation av de egna arkiven där alla dokument som måste arkiveras för framtiden flyttas till ett enhetligt digitalt format. Deponas digitala arkivering kan hjälpa dig att ta steget från analogt till digitalt. 

I ett första steg erbjuder vi teknisk skanning av dokument, ritningar, kartor, teknisk dokumentation, böcker, bildkort, mikrofilm, mikrofiche och fotografier. Listan kan göras lång. 

Då allt material är digitaliserat är nästa steg vårt erbjudande Depona e-Arkiv. En professionell och säker molnbaserad GDPR-anpassad digital arkivlösning som ger dig full kontroll, överblick och tillgång till dina arkiv. Oavsett var du befinner dig eller när du behöver komma åt din information.

Eller som vi och våra kunder säger – digital arkivering som den alltid borde vara.

Läs mer om vårt erbjudande inom Teknisk skanning eller Depona e-Arkiv.

Vanliga frågor

  • Vad är ett e-arkiv?

    Ett e-arkiv fungerar som ett fysiskt arkiv med den skillnaden att man arkiverar digitala filer. Filerna ordnas och blir sökbara på samma sätt som i ett fysiskt arkiv. De digitala filerna är låsta så att de inte kan förändras. E-arkivet kan bestå av ursprungliga digitala filer eller filer som skannats in från fysiska förlagor.

  • Varför e-arkiv?

    Ett e-arkiv är ett digitalt alternativ till att bevara handlingar fysiskt och dokumenten ordnas och sparas på samma sätt som ett fysiskt arkiv. Fördelarna med ett elektroniskt arkiv är bland annat att man inte behöver lokaler för att arkivera fysiska akter vilket kan var mycket utrymmeskrävande.