Digital arkivering | Depona Visual Archive
Depona Visual Archive
Digital arkivering2025-02-11T16:40:29+01:00

Digital Arkivering

Digital arkivering är en avgörande komponent för moderna organisationer som strävar efter effektivitet, säkerhet och efterlevnad av lagstadgade krav. Genom att övergå från fysiska dokument till digitala format med Depona kan företag och myndigheter förbättra sin informationshantering och säkerställa långsiktig bevarande av viktig data.

En glad man med glasögon

Fyll i dina uppgifter så
kontaktar vi dig

    Depona hjälper er med arkivreglerna

    En verksamhet genererar många olika typer av dokument på papper och i digitalt format. Bokföring, fakturor, löneunderlag, patientjournaler och personalhandlingar. Depona kan underlätta vägen från analogt till digitalt.

    Dokument omfattas av olika lagar och förordningar såsom bokföringslagen, GDPR med flera och dessa avgör om och hur länge ett dokument måste sparas, det vill säga arkiveras. Dessutom ställs olika krav på hur åtkomliga dokumentet ska vara efter att de har arkiverats. Oavsett om verksamheten är privat, statligt eller kommunalt kan det vara en utmaning att i egen regi hålla reda på detta. Och inte blir det lättare om de egna arkiven är en mix av papper och datafiler.

    För mer information om exempel på vanliga regler inom arkivering, besök sidan om arkiveringsregler.

    Implementering av digital arkivering

    Att införa digital arkivering innebär flera steg:

    • Analys: Utvärdera nuvarande dokumenthantering och identifiera behov.
    • Digitalisering: Skanna och konvertera fysiska dokument till digitala format.
    • Lagring: Välja en säker och pålitlig digital lagringslösning.
    • Åtkomst: Säkerställa att behöriga användare har enkel tillgång till arkiverad information.
    • Underhåll: Regelbundet uppdatera och säkerhetskopiera arkivet för att garantera långsiktig bevarande.

    Genom att utnyttja Deponas expertis inom digital arkivering kan din organisation säkerställa en effektiv och säker hantering av information, anpassad efter era specifika behov och i enlighet med gällande lagstiftning.

    Depona erbjuder också företag och organisationer möjligheten att ha en erfaren och utbildad arkivarie på plats som kan hjälpa er med era digitala arkiv.

    En kvinna som sitter vid en dator och ler mot kameran
    En närbild på sladdar

    Läs mer om vårt erbjudande inom Teknisk skanning eller Depona e-Arkiv.

    Fördelar med digital arkivering

    • Effektivitet: Snabb åtkomst till dokument och enklare informationssökning.
    • Säkerhet: Minskad risk för förlust eller skada på dokument.
    • Platsbesparing: Eliminering av behovet av fysiska lagringsutrymmen.

    Efterlevnad: Lättare att följa lagar och förordningar gällande dokumenthantering.

    Lösningen är en digital transformation av de egna arkiven där alla dokument som måste arkiveras för framtiden flyttas till ett enhetligt digitalt format. Deponas digitala arkivering kan hjälpa dig att ta steget från analogt till digitalt.

    I ett första steg erbjuder vi teknisk skanning av dokument, ritningar, kartor, teknisk dokumentation, böcker, bildkort, mikrofilm, mikrofiche och fotografier. Listan kan göras lång.

    Då allt material är digitaliserat är nästa steg vårt erbjudande Depona e-Arkiv. En professionell och säker molnbaserad GDPR-anpassad digital arkivlösning som ger dig full kontroll, överblick och tillgång till dina arkiv. Oavsett var du befinner dig eller när du behöver komma åt din information.

    Eller som vi och våra kunder säger – digital arkivering som den alltid borde vara.

    Deponas digitala arkiveringstjänster

    Depona erbjuder flera tjänster inom digital arkivering för att möta olika behov:

    • Visual Archive – SaaS: Ett webbaserat arkivsystem med fillagring i Sverige, vilket ger enkel åtkomst och hög säkerhet.
    • Molnlagring: Anpassade lösningar för både privatpersoner och mindre företag, med olika abonnemangsnivåer som Depona Free, Smart och Plus.
    • e-Arkiv: En professionell och framtidssäkrad molnbaserad digital arkivlösning som säkerställer att dina dokument är skyddade och lättillgängliga.

    Innovativa och säkra arkiveringstjänster inom Medtech och HR

    På Depona är vi stolta över att driva innovation inom två viktiga områden – Medtech och HR. Vi fortsätter att utveckla och investera i tjänster som kombinerar säkerhet, långsiktighet och automation för att möta våra kunders växande behov.

    Medtech – Säker arkivering av kliniska studier

    Som en GAMP-compliant aktör är vi en pålitlig partner för företag inom Medtech-sektorn. Vi hanterar och arkiverar känslig data från kliniska prövningar, inklusive Trial Master Files (TMF), med fullt fokus på regulatoriska krav och datasäkerhet. Våra långsiktiga avtal, som ofta sträcker sig över upp till 25 år, ger våra kunder både trygghet och stabilitet.

    HR – Automatiserade flöden för arkivering av personaldokument

    Behovet av säkra och automatiserade lösningar för att hantera HR-relaterad dokumentation ökar ständigt. Vi erbjuder lösningar som integreras med ledande HR-system, vilket möjliggör att arkiveringen ofta sker helt automatiskt. Våra tjänster säkerställer att viktiga dokument som anställningsavtal och personalfiler hanteras med högsta säkerhet och är enkelt tillgängliga när de behövs.

    Vårt löfte till er:

    • Högsta säkerhet: Vi hanterar och lagrar era dokument enligt de striktaste standarderna för datasäkerhet.
    • Automatiserade flöden: Minska manuella insatser och förenkla processer med våra integrerade och effektiva lösningar.
    • Långsiktig trygghet: Våra system och avtal är designade för att möta era behov både idag och långt in i framtiden.
    En leende kvinna i en kontorsmiljö bredvid en forskare som arbetar i ett laboratorium med ett mikroskop.

    Depona uppfyller kraven i DORA

    Digital Operational Resilience Act (DORA) ställer höga krav på operativ motståndskraft inom finanssektorn. På Depona har vi anpassat våra processer och system för att säkerställa full efterlevnad av regelverket.

    Som en pålitlig partner inom informationshantering och säkerhet arbetar vi kontinuerligt för att uppfylla de striktaste regulatoriska kraven. Genom vår DORA-compliance kan vi erbjuda våra kunder trygghet och säkerhet i en allt mer digitaliserad och reglerad värld.

    Har ni frågor om vår efterlevnad eller hur vi kan stötta er verksamhet? Kontakta oss gärna.

    Vanliga frågor om Digital arkivering

    Varför e-arkiv?2024-03-21T11:58:35+01:00

    Ett e-arkiv är ett digitalt alternativ till att bevara handlingar fysiskt och dokumenten ordnas och sparas på samma sätt som ett fysiskt arkiv. Fördelarna med ett elektroniskt arkiv är bland annat att man inte behöver lokaler för att arkivera fysiska akter vilket kan vara mycket utrymmeskrävande.

    Vad är ett e-arkiv?2024-03-21T11:58:36+01:00

    Ett e-arkiv fungerar som ett fysiskt arkiv med den skillnaden att man arkiverar digitala filer. Filerna ordnas och blir sökbara på samma sätt som i ett fysiskt arkiv. De digitala filerna är låsta så att de inte kan förändras. E-arkivet kan bestå av ursprungliga digitala filer eller filer som skannats in från fysiska förlagor.

    Vad innebär ISO 9001-certifieringen för Depona och deras kunder?2024-08-28T14:09:29+02:00

    ISO 9001-certifieringen är ett bevis på Deponas engagemang för kvalitet och kontinuerlig förbättring. Genom att följa ISO 9001-standardens krav visar Depona att de arbetar enligt en strukturerad kvalitetsledningsmodell. Detta innebär att de strävar efter att uppfylla och överträffa kundförväntningar genom att förbättra sina processer och tjänster kontinuerligt. För kunderna innebär detta ökad tillförlitlighet och förtroende för Deponas produkter och tjänster.

    Hur bidrar ISO 14001-certifieringen till företagets miljöansvar och hållbarhetsarbete?2024-08-28T14:09:22+02:00

    ISO 14001-certifieringen bekräftar företagets åtagande att minska sin miljöpåverkan och främja hållbarhet. Genom att implementera ett effektivt miljöledningssystem kan företaget minimera sin operationella påverkan på miljön genom att kontinuerligt förbättra och minska avfall, energiförbrukning och utsläpp. Genom att vara ISO 14001-certifierat visar företaget sitt engagemang för att bedriva sin verksamhet på ett hållbart sätt och ta ansvar för miljön.

    Vad innebär ISO 27001-certifieringen för hanteringen av känslig information och data?2024-08-28T14:09:14+02:00

    ISO 27001-certifieringen är ett starkt bevis på fokuset på informationssäkerhet och skydd av känslig information. Genom att vara certifierade enligt ISO 27001 visar företaget att det har implementerat omfattande säkerhetskontroller och hanteringssystem för att förebygga, upptäcka och hantera säkerhetshot. Detta ger kunderna trygghet i att deras information hanteras med högsta möjliga säkerhetsstandard och skyddas mot obehörig åtkomst, ändring eller förlust. ISO 27001-certifieringen är ett viktigt steg för att säkerställa att företaget lever upp till höga krav på informationssäkerhet och ger sina kunder den säkerhet de behöver.

    Go to Top