Arkiveringsregler

Nedan finner du exempel på vanliga regler inom arkivering

Ung kvinna i kavaj

Fyll i dina uppgifter så
kontaktar vi dig

    Destruktion, makulering av arkiv

    Det sista steget i arkivets liv är destruktionen, som görs i samband med att arkivet gallras. Destruktionen kan hanteras på olika sätt, eller på olika nivåer av sekretess. Den enklaste formen är att pappret strimlas och skickas på återvinning. Vid sekretessdestruktion skickas det gallrade materialet i låsta transporter till bevakade destruktionsanläggningar där materialet strimlas i mycket små fraktioner för att sedan balas och skickas på återvinning.
    Depona erbjuder alla kunder en trygg och säker destruktion av gallrat material.

    Arkivering

    • Inlägg som myndigheter gör i sociala medier och som utomstående gör i dialog med myndigheten är allmänna handlingar. Inläggen på de sociala medierna bör arkiveras regelbundet, till exempel genom att föra över inläggen till ett e-arkiv. Om inläggen är många är alternativet att bevara en ögonblicksbild av mediet. För att följa arkivlagen ska det då göras ett periodiskt urval, två gånger om året, och bevara det sociala mediet elektroniskt. Vid större omdaningar eller avveckling ska det sociala mediet arkiveras, till exempel elektroniskt som skärmdumpar eller i ett e-arkiv. Kontakta Depona om e-arkiv.

    • Numerisk arkivering innebär, till skillnad mot alfabetisk arkivering, att man sorterar och arkiverar sina dokument i till exempel datum- eller nummerordning. Det är alltså siffrorna som styr informationsstrukturen.  Denna metod kan vara bra att nyttja när det gäller fakturor, kvitton eller daterade händelser som man vill arkivera i kronologisk ordning. Tillvägagångsättet är användbart i verksamheter som använder numrering i sina akter och det numeriska systemet gör att återsökningen blir enkel. Kontakta Depona om du letar efter en arkivkonsult.

    • När man importerar eller exporterar varor lämnas förtullningsdokument en tulldeklaration till Tullverket. Tillsammans med deklarationen lämnas olika handlingar som styrker uppgifterna som lämnas i tulldeklarationen. Exempel på styrkande handlingar är fakturor, eventuella ursprungsintyg och transportdokument. Alla styrkande handlingar ska tillsammans med tulldeklarationen arkiveras i fem år räknat från och med det året efter det år godset blev utlämnat. Om man har anlitat ett ombud får ombudet förvara de styrkande handlingarna i högst 30 dagar. Efter det ska handlingarna lämnas tillbaka till den som är ansvarig. Om det finnas föreskrifter i en lag eller annan författning att vissa handlingar ska arkiveras längre än fem år gäller den föreskriften. Depona erbjuder säker arkivering för alla typer av dokument.

    • Handlingar som upprättas eller inkommer till en myndighet, till exempel socialtjänsten, ska bevaras, vårdas och hållas ordnade så de tillgodoser rätten att ta del handlingar, behovet av information för rättsskipningen och förvaltningen och forskningens behov. Handlingarna ska arkiveras på ett säkert sätt så att arkivet skyddas mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst. Allmänna handlingar upprättade inom socialtjänsten får gallras och huvudregeln är att gallring sker fem år efter att ett ärende är avslutat. Enligt Socialtjänstlagen ska vissa handlingar undantas gallring. Det gäller bland annat handlingar som rör faderskap eller föräldraskap, handlingar som rör placering av barn utanför hemmet och adoptionshandlingar. En del handlingar behöver inte arkiveras utan kan rensas ut oberoende av gallringsreglerna. Rensning sker vanligtvis av en handläggare i samband med att ett ärende avslutas och kan röra till exempel minnesanteckningar, utkast och andra motsvarande handlingar. Depona Kommunarkiv är ett smart val för säker och trygg arkivering.

    • Räkenskapshandlingar ska som huvudregel arkiveras i den form de har skapats. Om en faktura har skapats fysiskt och sedan skannats in måste alltså den fysiska fakturan arkiveras. Enligt bokföringslagen ska all bokföring sparas i 7 år (men observera att preskriptionstiden är 10 år). Om man överför handlingen till en annan form, i det här fallet alltså skannar in en fysisk faktura så ska den skannade fakturan sparas i 7 år. Den fysiska fakturan får destrueras efter utgången av det fjärde räkenskapsåret. Ursprungshandlingen måste alltså finnas tillgängligt under de tre första räkenskapsåren. Depona erbjuder fysisk arkivering av bokföringsmaterial.

    • I Arkivlagen (1990 :782) och Arkivförordningen (1991:446) beskrivs hur statliga och kommunala förvaltningar ska sköta sina arkiv. Reglerna är bindande för statliga myndigheter och organ som förvarar allmänna handlingar. Riksarkivet, som är en statlig myndighet, har skrivit föreskrifter och allmänna råd om offentliga förvaltningars arkiv. Dessa presenteras i Riksarkivets författningssamling (RA-FS). Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering ingår i en särskild publikationsserie (RA-MS). Depona erbjuder arkivering i lokaler som följer Riksarkivets föreskrifter.

    • Ett e-Arkiv med digitala filer fungerar som ett fysiskt arkiv, där de digitala flödena ordnas och görs sökbara som i ett fysiskt arkiv. Ett annat användningsområde för e-Arkivet är att göra fysiska volymer tillgängliga för fler användare, då skannar man de fysiska volymerna och sparar i e-Arkivet. I ett e-Arkiv är dokumentet låst så att användaren inte kan ändra det. Ändringar sparas i stället ner som ett nytt dokument med eget unikt ID och då finns spårbarhet om vilka förändringar som gjorts. e-Arkivet används även i många fall då dokument blir inskannade för att användarna ska få snabb tillgänglighet men originalen måste finnas kvar av juridiska skäl. Depona erbjuder en kvalificerad e-Arkiv-lösning för alla behov.

    • Det sista steget i arkivets liv är destruktionen, som görs i samband med att arkivet gallras. Destruktionen kan hanteras på olika sätt, eller på olika nivåer av sekretess. Den enklaste formen är att pappret strimlas och skickas på återvinning. Vid sekretessdestruktion skickas det gallrade materialet i låsta transporter till bevakade destruktionsanläggningar där materialet strimlas i mycket små fraktioner för att sedan balas och skickas på återvinning. Depona erbjuder alla kunder en trygg och säker destruktion av gallrat material.

    • Gallring i ett arkiv innebär att man sovrar sådant material som man inte längre vill arkivera. Olika typer av material arkiveras olika länge, det kan röra sig från 3 år till 100 år. Gallringstiden för offentliga arkiv regleras i arkivförordningen och för privata arkiv är det lagstiftningen, till exempel bokföringslagen och preskriptionslagen, som styr hur länge man bör arkivera. I samband med att man gallrar i sitt arkiv behöver man även titta på hur destruktionen ska hanteras. Depona hanterar kundens arkiv under hela livscykeln – från arkivering till gallring och destruktion.

    • En arkivaries arbete består både i att dokumentera nuet och kartlägga historien. Arkivarien granskar och utreder vilka handlingar som ska bevaras för framtiden samt ordnar och förtecknar arkivbestånd. Bestånden kan vara av väldigt olika art, allt från skolbetyg och journaler till historiska dokument. Att hålla arkiven tillgängliga för allmänhet och forskare är en viktig del i arkivariens arbete. Arkivarien kan även arbeta med att kartlägga digitala processer och strukturera e-arkiv. Att utbilda och föreläsa om arkivering är vanligt förekommande arbetsuppgifter liksom att hjälpa arkivbesökare att hitta i arkiven. Universitet och högskolor erbjuder både program och enstaka kurser för utbildning av arkivarier. Utbildningen finns på både kandidat- och masternivå. Utbildningstiden varierar från ett till tre år och oftast behöver man tidigare högskolestudier för att antas till utbildningen. Arbetsmarknaden för arkivarier finns i alla sektorer, både offentlig och privat. 2016 fanns det drygt 7.000 arkivarier anställda i Sverige. Man räknar med att arbetsmarknaden för arkivarier kommer att vara i balans de närmsta fem åren (alltså att antalet tillgängliga arkivarier matchar de arbetstillfällen som finns). Medellönen för en arkivarie är 31.800 kronor i månaden, något högre i privat sektor jämfört med offentlig. Kontakta Depona om du behöver professionell hjälp av en arkivarie.

    • Riksarkivet är en statlig myndighet som övervakar och förvaltar offentliga organisationers (statliga myndigheters, kommuners och regioners) arkiv. Riksarkivets arbete stöder sig på arkivlagen och arkivförordningen och Riksarkivets föreskrifter (RA-FS och RA-MS) är bindande regler för statliga myndigheter och organ som förvarar allmänna handlingar ur statliga arkiv. Depona erbjuder arkivering i RA-FS-klassade lokaler.

    • Om fakturan är digital ska den arkiveras i digitalt. Om fakturan har kommit företaget tillhanda i pappersform och den sedan skannas ska pappersoriginalet arkiveras i tre år. Den skannade fakturan ska sedan sparas återstående arkiveringstid. Samma regel gäller om man väljer att skriva ut en digital faktura på papper. Den digitala fakturan ska arkiveras i 3 år och pappersfakturan ska arkiveras återstående arkiveringstid. Alla räkenskapshandlingar ska enligt bokföringslagen arkiveras i minst 7 år. Depona hjälper ditt företag att hitta en optimal lösning för ert e-arkiv.

    • Det finns inga krav på att det egna företaget måste arkivera sina handlingar på företaget. Det är fullt möjligt att använda sig av en extern arkivtjänst. Men det går aldrig att avtala bort ansvaret för det egna arkivet. Det innebär till exempel att den som har upprättat handlingen är ansvarig för att den finns kvar så länge som till exempel bokföringslagen säger. Kontakta Depona för att få förslag på hur ditt arkiv kan förvaras externt på ett säkert sätt.

    • Enligt bokföringslagen gäller samma regler för alla räkenskapshandlingar oavsett vilket media man använder. Det innebär att digitala kvitton ska arkiveras i minst 7 år. Deponas tjänst e-arkiv hjälper till att skapa ordning i företagets digitala flöde.

    e-Arkivera

    • Inlägg som myndigheter gör i sociala medier och som utomstående gör i dialog med myndigheten är allmänna handlingar. Inläggen på de sociala medierna bör arkiveras regelbundet, till exempel genom att föra över inläggen till ett e-arkiv. Om inläggen är många är alternativet att bevara en ögonblicksbild av mediet. För att följa arkivlagen ska det då göras ett periodiskt urval, två gånger om året, och bevara det sociala mediet elektroniskt. Vid större omdaningar eller avveckling ska det sociala mediet arkiveras, till exempel elektroniskt som skärmdumpar eller i ett e-arkiv. Kontakta Depona om e-arkiv.

    • Arkivlagen säger att myndigheter ska bevara sina allmänna handlingar i ursprungligt skick. Detta gäller även digitala bilder. Därför är det viktigt att tänka på att bildfilerna även långt in i framtiden ska kunna återge originalet korrekt. Vid överföring från ursprunglig fil till ett bevarandeformat får ingen informationsförlust förekomma och handlingarna ska kunna återsökas. För att återsökning ska kunna göras måste filerna struktureras i mappar och namnges på ett korrekt sätt. Filformatet måste ha en struktur som gör den lätt att öppna även om programvaror eller datorer förändras i framtiden. Filformat som rekommenderas är normalt TIF för bilder och ritningar och PDF/A för dokument men även ritningar. Man bör inte använda komprimerade filformat, exempelvis JPG, eller vanlig PDF som kan ha tilläggsfunktioner som kan göra filerna svårare att öppna i framtiden. Depona rekommenderar sina kunder som har större färgritningar, fotografier, diabilder eller negativ att skanna i färg till okomprimerad TIF. Då kan man från arkivfilen enkelt göra kopior i JPG eller PDF-format för mejl eller ännu mindre filformat för tillexempel webben. Depona har stor kunskap inom all typ av digital arkivering och hjälper er gärna.

    • Alla handlingar som är inkomna eller upprättade på en statlig myndighet ska bevaras i sitt ursprungliga skick. Webbplatser, både interna och externa räknas som en allmän handling upprättad av myndigheten och det är varje enskild myndighet som ansvarar för att det går att presentera och läsa information även på äldre webbplatser. Om man gör förändringar som tappar betydelsebärande data på webbplatsen räknas det som gallring. Man behöver fundera på informationsstruktur och format redan när man planerar en webbplats så att man konstruerar den på ett sätt som möjliggör bevarande. En vägledning innehållande riktlinjer för utveckling av webb och e-tjänster i offentlig sektor har getts ut av E-delegationen. Riksarkivet har utfärdat föreskrifter om elektroniska handlingar, RA-FS 2009:1-2, för myndigheter. RA-FS 2009:1 gäller alla typer av elektroniska handlingar och RA-FS 2009:2 innehåller tekniska krav för olika typer av elektroniska handlingar, bland annat format för bevarande av webbsidor. Kontakta Depona för konsultation om långtidsarkivering av webbplatser.

    • Någon generell regel för arkivering av e-post finns inte för privata aktörer. Det är företagets arkivplan som bestämmer hur länge och vilken typ av e-post som ska arkiveras. Det är dock viktigt att tänka på att sådan e-post som kan ha relevans gentemot annan lagstiftning bör arkiveras. Det kan till exempel vara e-post som hanterar ärenden relaterade till bokföring eller anställningar. För myndigheter däremot, finns det regelverk som ska följas. Dessa utgår från offentlighetsprincipen som bland annat säger att alla har rätt att ta del av allmänna handlingar (undantaget de handlingar som är belagda med sekretess). En handling är i lagens mening framställningar i skrift eller bild samt upptagningar i tekniska medier, till exempel SMS och e-post. Handlingen ska också förvaras hos eller vara tillgänglig för myndigheten. För att handlingen ska vara allmän krävs det också att handlingen antingen är inkommen eller upprättad. En handling är inkommen om den anlänt till myndigheten utifrån, t ex från en annan myndighet eller en annan verksamhetsgren i samma myndighet. Handlingar som inte inkommit blir offentliga när de upprättats. Det sker när handlingen lämnar myndigheten eller då ärendet dit handlingen hör har slutbehandlats, om själva handlingen normalt inte expedieras. Det finns ingen lagstadgad tid för hur länge myndigheten måste spara allmänna handlingar. Enligt arkivlagen svarar varje myndighet för sin arkivvård. Det är alltså myndighetens […]

    • En e-faktura är en faktura som utfärdas, översänds och tas emot i ett strukturerat elektroniskt format som gör det möjligt att behandla den automatiskt och elektroniskt. Observera att en pdf-faktura inte är en e-faktura. Hur arkivera jag en e-faktura? Huvudregeln är att räkenskapshandlingar ska arkiveras i den form de har skapats, en e-faktura ska alltså arkiveras elektroniskt. Om man väljer att skriva ut en papperskopia av e-fakturan och arkivera denna fysiskt får man radera den digitala fakturan från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Den fysiska fakturan sparas i sju år enligt bokföringslagen. Preskriptionslagen är dock tio år. Alla offentliga aktörer måste sedan 2018 kunna ta emot e-fakturor som följer en europeisk standard. Vid offentliga upphandlingar ställs det krav på att leverantören ska kunna skicka e-fakturor. Kontakta Depona för att prata om e-arkiv.

    • I Arkivlagen (1990 :782) och Arkivförordningen (1991:446) beskrivs hur statliga och kommunala förvaltningar ska sköta sina arkiv. Reglerna är bindande för statliga myndigheter och organ som förvarar allmänna handlingar. Riksarkivet, som är en statlig myndighet, har skrivit föreskrifter och allmänna råd om offentliga förvaltningars arkiv. Dessa presenteras i Riksarkivets författningssamling (RA-FS). Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering ingår i en särskild publikationsserie (RA-MS). Depona erbjuder arkivering i lokaler som följer Riksarkivets föreskrifter.

    • Ett e-Arkiv med digitala filer fungerar som ett fysiskt arkiv, där de digitala flödena ordnas och görs sökbara som i ett fysiskt arkiv. Ett annat användningsområde för e-Arkivet är att göra fysiska volymer tillgängliga för fler användare, då skannar man de fysiska volymerna och sparar i e-Arkivet. I ett e-Arkiv är dokumentet låst så att användaren inte kan ändra det. Ändringar sparas i stället ner som ett nytt dokument med eget unikt ID och då finns spårbarhet om vilka förändringar som gjorts. e-Arkivet används även i många fall då dokument blir inskannade för att användarna ska få snabb tillgänglighet men originalen måste finnas kvar av juridiska skäl. Depona erbjuder en kvalificerad e-Arkiv-lösning för alla behov.

    • Om fakturan är digital ska den arkiveras i digitalt. Om fakturan har kommit företaget tillhanda i pappersform och den sedan skannas ska pappersoriginalet arkiveras i tre år. Den skannade fakturan ska sedan sparas återstående arkiveringstid. Samma regel gäller om man väljer att skriva ut en digital faktura på papper. Den digitala fakturan ska arkiveras i 3 år och pappersfakturan ska arkiveras återstående arkiveringstid. Alla räkenskapshandlingar ska enligt bokföringslagen arkiveras i minst 7 år. Depona hjälper ditt företag att hitta en optimal lösning för ert e-arkiv.

    • Enligt bokföringslagen gäller samma regler för alla räkenskapshandlingar oavsett vilket media man använder. Det innebär att digitala kvitton ska arkiveras i minst 7 år. Deponas tjänst e-arkiv hjälper till att skapa ordning i företagets digitala flöde.