Arkivering av personalhandlingar

Enligt den svenska bokföringslagen måste ett företags löneunderlag sparas, det vill säga arkiveras, i minst sju år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Men då en lönefordran preskriberas först efter tio år, bör löneunderlag således sparas tills preskriptionen löpt ut. Detta avser alltså alla löneuppgifter, tidrapporter, reseräkningar och lönespecifikationer.

Det är organisationens firmatecknare som ansvarar för att arkiveringen av bokföringen sker i enlighet med bokföringslagens krav och ansvarar för organisationens hantering av sin personal i 10 år efter att de lämnat.

Anställningsavtal, ansökningshandlingar, arbetsgivarintyg, arbetsmiljö, arbetstillstånd, facklig tillhörighet, föräldraledighet, kollektivavtal, MBL-protokoll, läkarintyg, löneuppgifter, närmast anhörig, semesterlistor, tjänstgöringsintyg, utbildningsbevis samt utdrag ur belastningsregister. Listan på personalhandlingar som genereras i en verksamhet är lång.

Lagar och regler för arkiv

Beroende på informationen i personalhandlingen omfattas denna av olika lagar och förordningar (bokföringslagen, GDPR med flera) som avgör om, hur länge och hur dokumentet måste sparas, det vill sägas arkiveras.

Depona är specialister på fysisk arkivering av personalhandlingar! Sedan 1999 är vi ett av de främsta företagen i norden inom arkivering och arkivtjänster. Vi kan hjälpa dig arkivera dina personalhandlingar på ett kvalitativt och kostnadseffektivt sätt.

Suverän överblick och tillgång till dina arkiv

Tack vare vårt unika webbaserade och användarvänliga arkivsystem Visual Archive® som innehåller bilder på materialet får du full kontroll, överblick och tillgång till era arkiv. En beställning av arkivmaterial utförs normalt inom några få timmar.

Fysiska Personalhandlingar är en populär typ av dokument att få digitaliserad vilket vi hjälper er med och som du kan läsa mer om på sidorna om digitala tjänster.