Alla dessa dokument på papper – spara eller inte spara?

En verksamhet genererar många olika typer av pappersdokument. Bokföring, fakturor, löneunderlag, patientjournaler och personalhandlingar för att nämna några. Beroende på informationen i alla dessa dokument omfattas de av olika lagar och förordningar (bokföringslagen, GDPR med flera) som avgör om, hur och hur länge dokumentet måste sparas, det vill sägas arkiveras. Dessutom ställs olika krav på hur åtkomliga dokumenten skall vara efter att de har arkiverats.

Det kan vara krångligt och svårt att avgöra om och hur länge olika dokument måste arkiveras. Att sedan i egen regi arkivera dem på rätt sätt kan vara såväl tids- som kostnadskrävande.

Depona erbjuder alla de arkivlösningar du behöver för att underlätta er arkivprocess av analoga dokument tryckta på papper. Detta oavsett om det gäller ett företag, en organisation, en statlig myndighet, en kommun eller ett landsting. Vi kan hjälpa dig arkivera dina dokument på ett kvalitativt och kostnadseffektivt sätt helt i linje med lagstiftningens krav.

I centrum på vårt erbjudande är våra säkra fysiska arkiv runtom i Sverige från Malmö i söder till Vilhelmina i norr och vårt unika webbaserade och användarvänliga arkivhanteringssystem Visual Archive®. Detta ger dig full kontroll, överblick och tillgång till era arkiv. En beställning av arkivmaterial utförs normalt inom några få timmar. Då dokument ska förstöras ombesörjer vi detta och utfärdar destruktionsintyg. En komplett arkivlösning från A till Ö.

Hos Depona är arkivering av dokument som den alltid borde ha varit.

Läs mer om vad du bör tänka på vid arkivering av olika typer av handlingar och hur vi kan hjälpa dig:

Vanliga frågor

  • Hur länge ska man arkivera?

    Tiden för arkivering bestäms delvis av lagstiftningen. Bokföringslagen reglerar på vilket sätt och hur länge räkenskapshandlingar ska arkiveras. Arkivlagen reglerar den offentliga verksamheten och Preskriptionslagen reglerar hur lång preskriptionstiden är för till exempel fodringar.

  • Vad måste arkiveras?

    Lagstiftningen bestämmer över en del handlingar som måste arkiveras olika länge. Det är till exempel räkenskapshandlingar, som bokföring, fakturor etc. Om verksamheten är offentlig, statlig eller kommunal, styr Arkivlagen vad som måste arkiveras.

  • Vad är Arkivförordningen?

    Förordningar kan utfärdas av myndigheter för att förtydliga lagar. Arkivförordningen är en sådan förordning som förtydligar Arkivlagen.

  • Vad innebär kronologisk arkivering ge några exempel på handlingar som arkiveras kronologiskt?

    Kronologisk arkivering innebär att man arkiverar handlingar i datumordning, antingen det datum handlingarna har inkommit eller det datum de har upprättats. Ett exempel på handlingar som kan arkiveras kronologisk är mötesprotokoll.

  • Vad är ett gallringsbeslut?

    Ett gallringsbeslut är ett beslut om att rensa ut och destruera handlingar ur ett arkiv. Olika handlingar bevaras olika länge och när handlingen har uppnått den tid för bevarande som är bestämd gallras den ut ur samlingen.

  • Vad menas med att arkivera?

    Att arkivera menas att man samlar ett antal handlingar och dokument i ett utrymme för att förvara dessa. Förr var utrymmet ett fysiskt rum, men nuförtiden kan rummet också vara digitalt.

  • Vad säger lagen om arkivering?

    Vad som styr en verksamhets olika handlingar. Hur de hanteras och processas. Hur de ska förvaras över tid och vilka uppgifter de ska innehålla.

  • Vad är ett slutarkiv?

    Ett slutarkiv är det arkiv där handlingar som inte längre behövs inom verksamheten bevaras. Det är vad man skulle kunna beskriva som ett dött arkiv.