Arkivlagen säger att myndigheter ska bevara sina allmänna handlingar i ursprungligt skick. Detta gäller även digitala bilder. Därför är det viktigt att tänka på att bildfilerna även långt in i framtiden ska kunna återge originalet korrekt. Vid överföring från ursprunglig fil till ett bevarandeformat får ingen informationsförlust förekomma och handlingarna ska kunna återsökas. För att återsökning ska kunna göras måste filerna struktureras i mappar och namnges på ett korrekt sätt.
Filformatet måste ha en struktur som gör den lätt att öppna även om programvaror eller datorer förändras i framtiden. Filformat som rekommenderas är normalt TIF för bilder och ritningar och PDF/A för dokument men även ritningar. Man bör inte använda komprimerade filformat, exempelvis JPG, eller vanlig PDF som kan ha tilläggsfunktioner som kan göra filerna svårare att öppna i framtiden.
Depona rekommenderar sina kunder som har större färgritningar, fotografier, diabilder eller negativ att skanna i färg till okomprimerad TIF. Då kan man från arkivfilen enkelt göra kopior i JPG eller PDF-format för mejl eller ännu mindre filformat för tillexempel webben.
Depona har stor kunskap inom all typ av digital arkivering och hjälper er gärna.
