Någon generell regel för arkivering av e-post finns inte för privata aktörer. Det är företagets arkivplan som bestämmer hur länge och vilken typ av e-post som ska arkiveras. Det är dock viktigt att tänka på att sådan e-post som kan ha relevans gentemot annan lagstiftning bör arkiveras. Det kan till exempel vara e-post som hanterar ärenden relaterade till bokföring eller anställningar.
För myndigheter däremot, finns det regelverk som ska följas. Dessa utgår från offentlighetsprincipen som bland annat säger att alla har rätt att ta del av allmänna handlingar (undantaget de handlingar som är belagda med sekretess). En handling är i lagens mening framställningar i skrift eller bild samt upptagningar i tekniska medier, till exempel SMS och e-post. Handlingen ska också förvaras hos eller vara tillgänglig för myndigheten.
För att handlingen ska vara allmän krävs det också att handlingen antingen är inkommen eller upprättad. En handling är inkommen om den anlänt till myndigheten utifrån, t ex från en annan myndighet eller en annan verksamhetsgren i samma myndighet. Handlingar som inte inkommit blir offentliga när de upprättats. Det sker när handlingen lämnar myndigheten eller då ärendet dit handlingen hör har slutbehandlats, om själva handlingen normalt inte expedieras.
Det finns ingen lagstadgad tid för hur länge myndigheten måste spara allmänna handlingar. Enligt arkivlagen svarar varje myndighet för sin arkivvård. Det är alltså myndighetens egna arkiveringshandlingsplan som reglerar hur länge e-posten måste sparas.
Samma regler gäller oavsett vilket e-postprogram som används, till exempel när arkivering ska göras i gmail, outlook, hotmail, outlook 365.
Deponas erfarna arkivarier hjälper gärna till att upprätta en arkivplan.
