Handlingar som upprättas eller inkommer till en myndighet, till exempel socialtjänsten, ska bevaras, vårdas och hållas ordnade så de tillgodoser rätten att ta del handlingar, behovet av information för rättsskipningen och förvaltningen och forskningens behov. Handlingarna ska arkiveras på ett säkert sätt så att arkivet skyddas mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst.

Allmänna handlingar upprättade inom socialtjänsten får gallras och huvudregeln är att gallring sker fem år efter att ett ärende är avslutat. Enligt Socialtjänstlagen ska vissa handlingar undantas gallring. Det gäller bland annat handlingar som rör faderskap eller föräldraskap, handlingar som rör placering av barn utanför hemmet och adoptionshandlingar.

En del handlingar behöver inte arkiveras utan kan rensas ut oberoende av gallringsreglerna. Rensning sker vanligtvis av en handläggare i samband med att ett ärende avslutas och kan röra till exempel minnesanteckningar, utkast och andra motsvarande handlingar.

Depona Kommunarkiv är ett smart val för säker och trygg arkivering.