Kommunarkiv
I enlighet med lagar och direktiv har svenska kommuner ett stort ansvar för att arkivera handlingar. Viktig dokumentation inom offentlig förvaltning ska sparas, en viktig demokratisk princip i vårt land.

Fyll i dina uppgifter så
kontaktar vi dig
Kommunarkivet – det ”gemensamma minnet”
Alla svenska kommuner har minst två arkiv; ett digitalt och ett analogt, eller fysiskt. Det är idag endast en mindre del av alla dokument som skapas i de kommunala verksamheterna som är fysiska. Sedan årtionden arkiverar kommuner även digitalt lagrat material och överlag utgör dessa digitala dokument en växande andel av en kommuns arkivvolymer. Med denna arkivens digitalisering ställs emellertid nya krav på en kommuns arkivorganisation.
Det finns en samsyn i samhället idag att digitala E-arkiv är rätt väg att gå och det finns många fördelar med en sådan utveckling. Digitaliserade dokument är tillgängliga på mycket kort tid och de tar mycket mindre plats. Att underhålla flera hyllkilometer fysiskt arkivmaterial är utrymmeskrävande, kostar pengar att underhålla och innebär även en arbetsmiljömässig fysisk utmaning. Och då arkiv, som ofta finns i kommunhusen, behöver flyttas eller växer så kan nya godkända arkivlokaler vara mycket kostsamma att bygga och underhålla.


Nyhet!
Hyr arkivyta i en arkivdepå från Depona.
Offentliga aktörer har nu möjlighet att hyra egen arkivyta i flera av Deponas arkivfastigheter.
Depona Kommunarkiv
Offentliga handlingar ska göras tillgängliga för allmänheten på ett skyndsamt sätt. Men det finns idag ingen anledning till att kommunarkiv av denna anledning behöver vara placerade inom de egna kommungränserna. Digitaliserat material kan utan problem sparas på servrar många mil bort och samtidigt vara lättåtkomliga. Detsamma gäller fysiskt arkivmaterial tack vare Deponas arkivlösningar för kommuner.
Depona erbjuder fysiska RA-FS 2013:4-klassade arkivdepåer vilka klarar de av kommuner uppställda säkerhets- och servicekraven. Vi erbjuder arkivdepåer på sju orter runtom i Sverige och finns därför normalt nära de flesta kommuner i landet.
En kostnadseffektiv lösning
Depona Kommunarkiv är en kostnadseffektiv lösning. Kommunen betalar endast för den arkivvolym som används. Då fysiska arkivvolymer alltmer digitaliseras så minskar volymen och därmed kostnaden, något som ligger väl i linje med alla kommuners finansiella ambitioner.
När det är dags att flytta kommunarkivet till Deponas nya arkivdepå bistår vår kunniga och erfarna personal med att packa handlingar och material så att dessa kan transporteras på ett säkert sätt. Väl på plats tas digitala fotografier av materialet. Allt som står på pärmar, boxar, lådor, ritningsskåp etcetera registreras. Därmed blir materialet sökbart i Deponas arkivsystem Visual Archive.
Väl på plats så omhändertar vi arkivmaterialet på bästa sätt. Vi erbjuder en professionell kommunarkivarie för arkivförteckning enligt ett uppställt arkivschema men även för digitalisering av exempelvis kartor och bygghandlingar. Besökslokaler tillhandahålls för samtliga arkivändamål, något som särskilt uppskattas vid utredningsarbeten och forskning.
På Depona tar vi hand om vår personal. Vid drift använder vi lyftutrustning och arbetsmetoder som innebär att vår personal undviker tunga lyft.
Depona Kommunarkiv är ett tryggt, säkert och kostnadseffektivt sätt att spara kommunens information för framtiden.
Beredskapslösning för kommuner med garanterad arkivplats
I en tid med höjd beredskap är det viktigare än någonsin att ha en plan för kritiska funktioner, inklusive säker arkivhantering, om något oförutsett händer.
Säker arkivhantering vid kris
Depona erbjuder nu ett beredskapsabonnemang för kommuner, vilket möjliggör en snabb och säker flytt av arkiv till någon av våra RA-FS 2013:4 riksarkiv klassade arkivdepåer – där vi alltid garanterar en plats för era handlingar.
Beredskapsabonnemang för kommuner:
- Plan för kommunarkivet vid kris
- RA-FS 2013:4 Riksarkiv klassade arkivdepåer
- Snabb och säker transport
Med Deponas RA-FS 2013:4 riksarkiv klassade arkivdepåer runt om i Sverige och transportlösningar via vårt fristående dotterbolag, OCT Transport, kan vi säkerställa en trygg och effektiv process – från tömning till arkivering.
För att möta de krav som ställs i RA-FS 2013:4 – Riksarkivets föreskrifter om arkivlokaler – är det avgörande att kommuner har en beredskapsplan för sina arkivhandlingar. Deponas lösning säkerställer att era handlingar förvaras i lokaler som uppfyller dessa krav, med skydd mot brand, vatten och obehörig åtkomst.
Flera kommuner har redan börjat titta på denna lösning för att stärka sin beredskap. Är din kommun redo att ta nästa steg?
