Kommunarkiv

I enlighet med lagar och direktiv har svenska kommuner ett stort ansvar för att arkivera handlingar. Dessa kommunarkiv kallas ofta kommunens ”gemensamma minne”. Viktig dokumentation inom offentlig förvaltning ska sparas, en viktig demokratisk princip i vårt land.

Alla svenska kommuner har minst två arkiv; ett digitalt och ett analogt, eller fysiskt. Det är idag endast en mindre del av alla dokument som skapas i de kommunala verksamheterna som är fysiska. Sedan årtionden arkiverar kommuner även digitalt lagrat material och överlag utgör dessa digitala dokument en växande andel av en kommuns arkivvolymer. Med denna arkivens digitalisering ställs emellertid nya krav på en kommuns arkivorganisation.

Det finns en samsyn i samhället idag att digitala E-arkiv är rätt väg att gå och det finns många fördelar med en sådan utveckling. Digitaliserade dokument är tillgängliga på mycket kort tid och de tar mycket mindre plats. Att underhålla flera hyllkilometer fysiskt arkivmaterial är utrymmeskrävande, kostar pengar att underhålla och innebär även en arbetsmiljömässig fysisk utmaning. Och då arkiv, som ofta finns i kommunhusen, behöver flyttas eller växer så kan nya godkända arkivlokaler vara mycket kostsamma att bygga och underhålla.

Depona Kommunarkiv

Offentliga handlingar ska göras tillgängliga för allmänheten på ett skyndsamt sätt. Men det finns idag ingen anledning till att kommunarkiv av denna anledning behöver vara placerade inom de egna kommungränserna. Digitaliserat material kan utan problem sparas på servrar många mil bort och samtidigt vara lättåtkomliga. Detsamma gäller fysiskt arkivmaterial tack vare Deponas arkivlösningar för kommuner.

Depona erbjuda fysiska RA-FS 2013:4-klassade arkivdepåer vilka klarar de av kommuner uppställda säkerhets- och servicekraven. Vi erbjuder arkivdepåer på sju orter runtom i Sverige och finns därför normalt nära de flesta kommuner i landet.

Depona Kommunarkiv är en kostnadseffektiv lösning. Kommunen betalar endast för den arkivvolym som används. Då fysiska arkivvolymer alltmer digitaliseras så minskar volymen och därmed kostnaden, något som ligger väl i linje med alla kommuners finansiella ambitioner.

När det är dags att flytta kommunarkivet till Deponas nya arkivdepå bistår vår kunniga och erfarna personal med att packa handlingar och material så att dessa kan transporteras på ett säkert sätt. Väl på plats tas digitala fotografier av materialet. Allt som står på pärmar, boxar, lådor, ritningsskåp etcetera registreras. Därmed blir materialet sökbart i Deponas arkivsystem Visual Archive.

Väl på plats så omhändertar vi arkivmaterialet på bästa sätt. Vi erbjuder en professionell arkivarie för arkivförteckning enligt ett uppställt arkivschema men även för digitalisering av exempelvis kartor och bygghandlingar. Besökslokaler tillhandahålls för samtliga arkivändamål, något som särskilt uppskattas vid utredningsarbeten och forskning.

På Depona tar vi hand om vår personal. Vid drift använder vi lyftutrustning och arbetsmetoder som innebär att vår personal undviker tunga lyft.

Depona Kommunarkiv är ett tryggt, säkert och kostnadseffektivt sätt att spara kommunens information för framtiden.