2022-03-30

Att på 48 timmar ställa i ordning ett skyddsrum som används som arkiv kan vara en omöjlig uppgift

Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, MSB, har fastställt att fastighetsägare måste kunna ställa i ordning fastighetens skyddsrum för sitt ändamål inom 48 timmar. Ett krav som gäller oavsett om fastigheten ägs av en privat, kommunal eller statlig aktör.

I Sverige finns cirka 65 000 skyddsrum och många av dem utnyttjas idag som arkivförråd. I händelse av att skyddsrummet måste ställas i ordning så kan det vara en stor utmaning att genomföra detta inom de stipulerade 48 timmar som gäller. Utmaningen består inte bara av att fysiskt flytta ett omfattande arkiv utan även att bibehålla arkivets struktur och inte minst att på så kort tid hitta alternativa utrymmen.

Depona AB är en av landets ledande leverantörer av arkivlösningar med arkivdepåer på sju platser runtom i Sverige. Under åren har Depona hjälpt fastighetsägare tömma 100-tals skyddsrum som tidigare använts som exempelvis företagsarkiv, kommunarkiv eller sjukhusarkiv. Och efterfrågan ökar.

– Vi har den senaste tiden märkt en kraftigt ökad efterfrågan på våra arkivtjänster från både offentlig och privat sektor som idag utnyttjar sina skyddsrum som arkiv och som inte vill hamna i tidsbrist skulle de egna skyddsrummen behövas ställas i ordning, säger Johan Litens, vice VD på Depona.

Vid valet av arkivleverantör är det många gånger leverantörens tillgängliga kapacitet, den geografiska närheten till arkivdepån samt säkerheten som fäller avgörandet.

– Depona har sju fysiska arkivdepåer belägna från Malmö i söder till Vilhelmina i norr. Våra arkiv är riksarkivklassade och vad det gäller kapacitet så kan vi på ett kvalitetssäkrat sätt exempelvis flytta 2 000 hyllmeter på 2–3 veckor, berättar Johan Litens.

Ett uppdrag att tömma ett arkiv i ett skyddsrum genomförs i flera väldokumenterade steg:

  1.  En genomgång av arkivets struktur görs. På basis av det görs sedan en plan hur arkivmaterialet kan förpackas och hur detta bäst genomförs. Arbetet leds av en utsedd Depona projektledare eller i särskilda fall av en Depona arkivarie.
  2. Arkivmaterialet förpackas av personal från Depona, i förekommande fall med hjälp av kunden om resurser finns.
  3. Transport av det förpackade arkivmaterialet till kundens arkivdepå eller närmaste tillgängliga riksarkivklassade Depona arkivdepå. Har kunden ingen befintlig arkivdepå-lösning men planerar en sådan i framtiden kan Deponas arkivdepå fungera som en interimslösning.

Tillgängligheten till arkivet garanteras via klassisk beställningsfunktion eller via den krypterade digitala lösningen Depona Visual Archive.

– Skyddsrum är ingen långsiktigt bra lösning för att förvara arkiv. Med vår erfarenhet, resurser, geografiska närhet och riksarkivklassade arkivdepåer kan vi hjälpa privata, kommunala och statliga fastighetsägare lättare möta de uppställda kraven från MSB. Och på köpet får kunden en bättre, mer effektiv och tillgänglig arkivlösning, säger Johan Litens.